Что такое бизнес-процессы: основные понятия и определения

В первой части мы рассмотрели основные понятия бизнес-процессов. В данной части мы рассмотрим моделирование бизнес-процессов и приведем пример моделирования.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование – процесс исследования деятельности организации с целью построения формализованного (графического, табличного, текстового) описания бизнес-процессов организации.

Для моделирования рекомендуется использовать следующие методы сбора информации:

  • интервьюирование;
  • работа с законодательством, документами организации;
  • методы мозгового штурма и т.д.

Процесс моделирования бизнес-процессов уникален в рамках организации. Перед началом работы рекомендуется уточнить наличие и содержание данного процесса в организации.

Ниже мы рассмотрим пример алгоритма моделирования бизнес-процессов. Итак, для моделирования бизнес-процесса необходимо:

  1. Определить результат и владельца бизнес-процесса.
  2. Определить набор и порядок действий, составляющих бизнес-процесс.
  3. Определить исполнителей бизнес-процесса: на данном шаге необходимо произвести разделение зон ответственности, выделить какие сотрудники каких подразделений несут ответственность за выполнение действий процесса, привязать исполнителей к действиям.
  4. Определить события бизнес-процесса. Определить типы событий: начальное, конечное, промежуточное. Привязать промежуточные события к действиям.
  5. Определить ресурсы: документы, информацию, и др. потребляемые действиями бизнес-процессов. Привязать ресурсы к действиям.

Схема, иллюстрирующая алгоритм моделирования показана на рисунке ниже:

По завершению алгоритма рекомендуется произвести анализ «что – если». Пример: что будет, если на вход действия попадет документ, содержащий ошибки; что будет, если согласующий руководитель отклонит документ. Есть два способа учитывать результаты анализа:

  • дополнить существующую модель ответвлениями;
  • предусмотреть отдельно действия «альтернативного» процесса.

Если мы однозначно не можем предложить действия ответвления / альтернативного процесса, мы записываем альтернативное условие в список «открытых вопросов». Данный список затем рекомендуется предоставить экспертам предметной области и Владельцу процесса.

Не рекомендуется анализировать все возможные и невозможные случаи процесса. Ситуациями, не предусмотренными процессом, как правило, занимается функциональный руководитель подразделения (в зоне ответственности которого возникла ситуация).

Для фиксации бизнес-процессов в графическом виде используется система условных обозначений элементов (нотация). Наиболее известные нотации: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Рассмотрение и сравнительный анализ нотации не входит в предмет обсуждения данной статьи; интересующимся в интернете можно найти массу статей на темы сравнения нотаций, например «IDEF vs ARIS».

Нотации не рекомендуется воспринимать как догмы, сотрудники организаций используют нотации наиболее удобным для них образом. Рекомендуется всегда уточнять используемые нотации в организации.

Описание бизнес-процесса

Самым популярным способом для описания Б-П считается блок-схема, реже используют текстовое или табличное описание последовательности шагов для выполнения. Рассмотрим все 3 способа на одном примере.

Блок-схемное описание бизнес-процесса оформления заказа в интернет-магазине после обращения клиента:

Текстовое описание аналогичного бизнес-процесса (сокр. Б-П):

  1. Старт Б-П после звонка клиента, поиск клиента по базе, если клиента нет в базе – регистрация нового, если есть – переход к следующему этапу.
  2. Проверка наличия товара.
  3. Если нет в наличии уточнение — готов ли клиент ждать, если да – перевод в ожидание, если нет – закрываем Б-П.
  4. Если товар в наличии, проводим презентацию товара и переходим к этапу продажи.
  5. Клиент готов заказать – оформляем заказ и передаём в службу доставки.
  6. Если во время презентации клиента не устраивают характеристики/стоимость/другие параметры.
  7. Клиент готов подумать и просит связаться позже, переводим клиента на стадию взращивания (повторное взаимодействие и предложение выгодных условий покупки) до момента готовности к заказу.
  8. Если клиент категорически отказывается, закрываем Б-П.

Табличное описание аналогичного бизнес-процесса:

Какой тип описания использовать? Каждая компания решает самостоятельно, однако, наиболее популярным считается описание с помощью блок-схемы. Блок-схемы используются и в тематических BPM-системах для возможности быстрого изменения и масштабирования.

Бизнес процессы: понятие, виды, определения

Бизнес процессы — совокупность простых мероприятий, созданных для создания конечной услуги или продукта. Если сказать проще, то бизнес процессы подразумевают профессиональные взаимоотношения между сотрудниками компании, коллектива, подразумевающие обмен информацией, определение способов её получения, анализ деятельности и так далее. Но такие взаимоотношения основаны на трех составляющих:

  • сотрудник имеет заинтересованность в получении определенной информации;
  • информация предоставлена самый важный момент деятельности;
  • суть полученной информации понятна и проста.

Для более точного определения, можно сказать, что эта информация, дающая понять, что именно, где конкретно и когда именно. Только на основании таких четких определяющих можно наладить беспрерывный процесс производства, получить уверенность в правильно выдранном пути деятельности и реализации услуг. В противном случае, на производстве или в компании возникают неприятные ситуации в виде простое, не востребованности, отсутствия потенциальных заказчиков.

Еще проще, если и теперь непонятно, это метод планирования деятельности, который подразумевает чего и сколько необходимо производить, куда сбывать, кукую именно услугу кому и когда предоставлять. Здесь представлена лишь ознакомительная информация, которая требует более тщательного рассмотрения.

Классификация бизнес процессов

Беря во внимание данные методики бизнес процессов, можно выделить определенные методики проведения данных анализов. Основа была заложена Майклом Хаммером еще в конце сороковых годов прошлого столетия. Это даже не методика, а практические советы, где автор рекомендует придерживаться следующих принципов:

  1. Работа должна приносить удовольствие, даже сама простая, которая многим кажется обыденной. Главное понимать, что это приносит пользу.
  2. Только бизнес процессы способны объединить одинаково мыслящих людей (коллег, партнеров, сотрудников) в общем стремлении действовать в одном направлении.
  3. Бизнес процессы способны дать возможность объединиться и действовать как одно целое, в одной связке;
  4. Бизнес, ориентированные на процесс, достоин уважения, ориентирован на результат.

Так, еще в середине прошлого столетия, автор дал понять, что именно методы бизнес процессов способны сделать неприятные занятия, детальностью, которая заслуживает уважения. Только так ежедневная рутинная работа становится интересным занятием для простых людей. Они выполняют её с удовольствием, интересуются результатом и приносят огромную пользу предприятию и его хозяину.

Может ли ежедневное, односторонне занятие стать увлекательным. Оказывается, что может. Но это зависит не столько от простых тружеников, сколько от руководства и большого, или не очень, коллектива менеджеров, заинтересованных в процветании и успехе.

Методов для анализирования деятельности сегодня существует множество. Нельзя сказать, что именно это наиболее перспективно. Что именно можно использовать, каждый решает самостоятельно. На бизнес процесс сегодня даже важнее чем точно просчитанный бизнес план, хотя они немного похожи, если не останавливаться на масштабах процессов, которые охватывают огромные производства. Точный подсчёт и анализ, это все, что лежит в основе каждого метода. Читайте еще: Вендинговый бизнес: что это и как начать.

Бизнес процесс — это планирование и анализ деятельности

Чтобы понять, что такое основные бизнес-процессы необходимо начинать издалека. Например, человек просыпается, чтобы в ближайшее время отправиться на работу. Он просчитывает время на утренние процедуры, завтрак, поездка в транспорте или на собственном автомобиле к месту работы. Все эти этапы можно разделить на более мелкие временные отрезки. Но, в конце концов, результат таких действия — своевременный приход на работу. Это в домашней обстановке, но на работе все происходит приблизительно так же и это уже бизнес процессы.

Для того, чтобы подобное планирование происходило более налажено, каждый бизнес процесс дополнительно разбит на блок — схемы, которые более подробно описывают каждый конкретный шаг.

В качестве примера можно предложить такую схему:

Торговая компания «Дары полей»

Реализация овощей Реализация соков Реализация фруктов

Теперь вид деятельности компании можно разбить на блок- схемы

закупка

хранение

реализация

Эта примитивная схема показывает, что для каждого выделенного процесса будут расписаны дополнительные действия, последовательность выполняемых работ, функции, которые обязаны выполнять исполнители.

Функции исполнителей

Бизнес процессы на этом этапе основаны на построении подобных схем, в которых точно, по пунктам, расписаны действия ответственных за выполнение исполнителей. В перечне функций должны быть указаны:

  • основные;
  • дополнительные.

То есть, основная работа не исключает выполнение дополнительных функций. Например, для продажи килограмма мандарин, необходимо их иметь. То есть, поставщик должен доставить, сдать, покупатель принимает и определяет на хранение или же, подает в торговый зал. Продавец набирает необходимое количество, взвешивает, берет деньги. На этом этапе дополнительными функциями могут быть прием и сдача выручки, вынос тары, уборка рабочего места, сортировка товара и так далее.

Но это пример лишь одной небольшой торговой точки. Но для крупного предприятия это все выглядит немного иначе. Поэтому существует определенная классификация.

Автоматизированный бизнес процесс

Такая система стала внедряться не так давно. Да и что тут удивительно, когда понятия самого бизнес процесса знакомо далеко не всем бизнесменам. Не то, чтобы человек имеет достаточно знаний, чтобы все правильно составить и проанализировать. Просто не хватает времени на контроль за исполнением.

Существует специальное программное обеспечение, которое значительно упрощает весь процесс от составления до анализа и поиска путей исправления. То есть, это специальная программа, которая на основании введенных, собранных данных, самостоятельно осуществляет контроль над выполнением почти всех пунктов и самостоятельно проводит аудит. Человеку остается лишь ознакомиться с полученными данными, сделать выводы, принять меры для устранения ошибок.

Какое программное обеспечение выбрать

Таких программ действительно много. Но отрицательная сторона их в том, что все они адаптированы под ведение бизнеса за рубежом. Но наши программисты не стали стоять в стороне, видя повышенный интерес со стороны отечественных предпринимателе и бизнесменов. Так появились аналоги:

  • Мой бизнес;
  • Corporate Modeler;
  • iGrafx Enterprise Central;
  • Business Studio.

Это программы на простом доступном языке, адаптированные под различные оперативные системы. Любую из них можно выбрать для оптимизации собственного бизнеса.

Ручное или автоматизированное

Это нововведение, поэтому большинство современных бизнесменов предпочитают создавать бизнес процессы в ручном режиме. Небольшая часть людей только начинаю осваивать эти программные обеспечения. Есть надежда на то, что скоро весь бизнес, и большой, и малый, будет полностью автоматизирован в аналитическом направлении.

В любом случае, бизнес процессы позволяют быстро оптимизировать деятельность предприятия, не доводя его до критической точки. Только так руководство может повлиять и быстро изменить стратегию привычной деятельности. Главная цель большинства предприятий — это удовлетворение спроса заказчика, потребителя, партнера. Будет удовлетворен спрос, будет прибыль. Это прямо пропорциональная зависимость, которую поможет оптимизировать качественный бизнес процесс для оптимизации работа внутри предприятия.

Тема сложная, но она простая для тех, кто понимает, что в бизнесе целесообразно просчитать каждый шаг, предусмотреть все риски, предположить, как можно больше убытков. Главное понимать, что все любит планирование, просчет. А люди, нанятые для реализации этих планов — это потенциальные партнеры, готовые принести все для получения наилучшего результата. Главное, чтобы люди были заинтересованы в результате работы. И тогда все будет на «отлично»! Успехов в бизнесе.

Внутренние бизнес процессы

Разработка таких планов направлена на осуществление основного вида деятельности компании. Некоторые руководители стараются такие вопросы даже не характеризовать как внутренние. Тем не менее, так они охватывают решение следующих задач:

  • кадровые вопросы;
  • исследование, маркетинг, анализ деятельности;
  • администрация;
  • бухгалтерия;
  • развитие;
  • аудит, сюда же можно отнести анализ бизнес процессов;
  • безопасность;
  • риски.

Каждый из этих пунктов имеет четко расписанные отдельные планы. Можно подумать, что это может продолжаться до бесконечности. Все происходит по типу построения какой-то пирамиды. Отчасти это так. Ну любой управляющий успешной компании подтвердит, чем подробнее, тем лучше конечный результат и проще искать виновных в каких-либо неприятностях.

Внутренние процессы еще характеризуют, как обеспечивающие деятельность компании. Если основные приносят доход, то внутренние обеспечивают условия для получения этого дохода. Клиентами таких процессов становятся сотрудники, которых называют в подобных схемах внутренними клиентами, обеспечивающие бизнес — процессы. Читайте еще: Бизнес в гараже. 20 идей мини производства в гараже.

Кадровый бизнес-процесс

Сотрудники — это те специалисты, которые обеспечивают получение дохода. Но требовать от них решения только этого глобального вопроса не целесообразно. В конце концов, каждому сотруднику должно быть комфортно при выполнении своих функций. Это важный пункт, который поможет реализовать множество планов. Ведь довольный сотрудник будет трудиться еще с большей отдачей на благо компании.

Реализация этих процессов подразумевает повторение определенных действий. Успешная деятельность предприятия возможна при грамотной кадровой политике, подбор и управление кадрами. Поэтому его реализация происходит по чётко установленной схеме. Предлагая вакансию, необходимо указать:

  • название профессии, вакансии;
  • причина освобождения места;
  • в чьем подчинении будет находится сотрудник;
  • обязанности;
  • требования;
  • возрастные ограничения, если есть, то почему;
  • семейное положение;
  • уровень образования;
  • стаж работы по специальности;
  • навыки в смежном направлении (работа с ПК, знания языков, водительские права);
  • наличие вредных привычек;
  • состояние здоровья;
  • личные характеристики.

На наглядном примере можно рассмотреть желаемый должностной профиль. Например, что требуется от будущего соискателя на должность менеджера.

Требования к соискателю
Возраст От 20 до 45 лет
Пол М/Ж
Семейное положение Не имеет значения
Дети Не имеет значение
Образование Среднее специальное, высшее
Состояние здоровья Без ограничений, допускаются инвалиды 3-3 групп
Наличие вредных привычек нежелательно
Стаж по специальности Не менее двух лет
Навыки, знания, умения
Разговорная речь Высокий уровень, приятный голос
Работа с ПК пользовательский
Скорость набора текста Не менее 120 зн. /мин.
Уровень знания по родному языку Высокий
Владение иностранными Английский деловой разговорный (желательно)
Умение выполнять инструкции Желательно/необходимо
Личные характеристики
Коммуникабельность Высокая
Желание учиться Приветствуется
Мотивация для достижения цели Высокая
Открытость Приветствуется
Стрессоустойчивость Не желательно

Понятно, что ни одна таблица не может быть взята за основу. По каждому отдельному предприятию существуют определенные требования или же их не существует вообще, что так же бывает. Но это должно настораживать, так как говорит о высокой степени недоверия к компании. После разработки требований к кандидату, начинается его поиск. Для этого используются все возможные рекламные уловки, от бесплатного интернета, до платных больших баннеров.

Пока идет поиск персонала должен быть разработан перечень вопросов для проведения собеседования с потенциальными соискателями. Таким образом составляется отдельные требования для каждой конкретной должности, бухгалтер и администрация не составляют исключение.

После опубликования объявления, начнется ежедневный поток потенциальных соискателей. Все данные претендентов обрабатываются и попадают в специальную базу. Отобранные кандидатуры приглашаются на собеседование. Но опытный HR-менеджер еще после телефонного разговора может отсеять часть претендентов. Люди, приглашенные в офис, должны заполнить анкету установленного образца, после чего пройти собеседование, после которого принимается окончательное решение по поводу того, подходит или нет данный кандидат. Если же решение положительное, тогда кандидат допускается к следующему бизнес-процессу.

Следующим этапом может стать психологическое тестирование, которое проводит сегодня большинство предприятий и компаний. Результаты тестирования анализирует психолог, после чего выносит свой вердикт. Специалист отмечает положительные и отрицательные стороны. Дает рекомендации по возможным путям устранения негатива или категорически не рекомендует данного кандидата.

Дальше может быть линейный менеджер, руководитель предприятия и только после этого может вынесено окончательное решение. Но даже после официального трудоустройства кадровый бизнес процесс не заканчивается. Теперь задача штатных менеджеров помочь разобраться, адаптироваться новичку в том, что ему предстоит делать и как влиться в трудовой коллектив.

На примере кадрового бизнес процесса, должно стать понятно, насколько это кропотливый и сложный путь. С таким же усердием обрабатывается все остальные шаги. Более того, после каждого процесса проводится тщательный анализ, помогающий выявить все негативы, недоделки и так далее.

Развитие

Стоит заострить внимание еще на одном виде бизнес процесса — это развитие. Здесь не так много пунктов, но это не обозначает, что работа не сложная. Процесс кропотливый, затрагивающие все этапы других бизнес процессов. Здесь разрабатываются план в таких направлениях:

  • прибыль и перспективы её увеличения;
  • расширение деятельности, сети или предоставления услуг;
  • региональные расширения.

Это важный план, для реализации которого необходимы все остальные, ранее пройдённые запланированные этапы. Это относится как к внешним, так и к внутренним бизнес процессам. Развитие предусматривает реализацию всех планов с целью получения прибыли за конкретный период.

Если сказать проще, то это своеобразный бизнес план, построенный на основе анализа предыдущей деятельности компании. Создается проект развития, который должен быть реализован или не реализован до конкретной даты. На смену приходит новый и это уже может повторятся многократно, в зависимости от указанных в проекте дат.

Пример описания бизнес-процесса

Приведем пример описания бизнес-процесса. В качестве примера возьмем процесс предоставления неоплаченного отпуска. Рассмотрим порядок и документооборот, возникающий при указанном выше процессе. Метод сбора информации: законодательство РФ как предварительный материал перед интервью с экспертами предметной области и Владельцем процесса. Нотация описания: ARIS eEPC.

1. Сбор исходного материала.

1.1 Предоставление отпуска регламентируется Трудовым Кодексом (при сборе материала необходимо опираться на последнюю редакцию, на момент написания статьи – с изменениями от 30 декабря 2015 г. № 434-ФЗ), статьей 128 Отпуск без сохранения заработной платы

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

  • участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
  • работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
  • родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
  • работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
  • работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;

в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

1.2. Документооборот при оформлении отпуска регламентируется постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», раздел «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приводим данные, необходимые для моделирования бизнес-процесса (действуем согласно описанной ранее схеме):

1. Результат бизнес-процесса — оформленные согласно законодательству РФ и стандартам организации документы.

2. Владелец бизнес-процесса: руководитель кадровой службы. Как определить владельца? Владелец – это сотрудник, обладающий ресурсами для осуществления бизнес-процесса (в данном случае ресурсы – сотрудники кадровой службы) и несущий ответственность за результат бизнес-процесса.

3. Набор и порядок действий:

написание заявления -> составление приказа -> подписание приказа у руководителя инициатора -> подписание приказа у инициатора –> оформление кадровых документов.

В последовательности действий отсутствует расчет заработной платы, т.к. статья Трудового Кодекса, согласно которой оформляется отпуск, – Отпуск без сохранения заработной платы.

4. Исполнители бизнес-процесса.. Для более наглядного предоставления информации приведем последовательность шагов и исполнителей в таблице:

№ действия

Наименование действия

Исполнитель

№ след. действия

Написание заявления

Инициатор

Составление приказа

Сотрудник кадровой службы

Подписание приказа у руководителя инициатора

Сотрудник кадровой службы

Подписание приказа у инициатора

Сотрудник кадровой службы

Оформление кадровых документов

Сотрудник кадровой службы

(конец)

5. События. Дополним вышеуказанную таблицу информацией о событиях:

№ действия

Входящее событие

Наименование действия

Исполнитель

Исходящее событие

№ след. действия

Инициатору необходим отпуск за свой счет

Написание заявления

Инициатор

Составлено заявление на отпуск за свой счет

Составлено заявление на отпуск за свой счет

Составление приказа

Сотрудник кадровой службы

Составлен приказ об отпуске

Составлен приказ об отпуске

Подписание приказа у руководителя инициатора

Сотрудник кадровой службы

Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора

Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора

Подписание приказа у инициатора

Сотрудник кадровой службы

Приказ об отпуске подписан инициатором

Приказ об отпуске подписан инициатором

Оформление кадровых документов

Сотрудник кадровой службы

Оформлены кадровые документы на отпуск

(конец)

6. Ресурсы, документы и информация. В данном примере мы не учитываем такие ресурсы, как время исполнителей, материалы и оборудование, т.к. нам важны документы, оформленные согласно законодательству РФ и стандартам организации (см. результата процесса). Нам надо проанализировать, какие документы принимают участие в процессе. Дополним существующую таблицу информацией:

№ действия

Входящее событие

Наименование действия

Документ, информация

Исполнитель

Исходящее событие

№ след. действия

Инициатору необходим отпуск за свой счет

Написание заявления

Заявление на отпуск за свой счет

Инициатор

Составлено заявление на отпуск за свой счет

Составлено заявление на отпуск за свой счет

Составление приказа

Приказ на отпуск

Сотрудник кадровой службы

Составлен приказ об отпуске

Составлен приказ об отпуске

Подписание приказа у руководителя инициатора

Приказ на отпуск

Сотрудник кадровой службы

Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора

Приказ об отпуске подписан руководителем инициатора

Подписание приказа у инициатора

Приказ на отпуск

Сотрудник кадровой службы

Приказ об отпуске подписан инициатором

Приказ об отпуске подписан инициатором

Оформление кадровых документов

Т-2, Т-54а

Сотрудник кадровой службы

Оформлены кадровые документы на отпуск

(конец)

7. Проведем анализ «что если».

  • Что если заявление будет содержать ошибки (начиная от грамматических, заканчивая неправильным указанием реквизитов)? Инициатор заявления не обязан иметь достаточную квалификацию для безошибочного заполнения заявления (а обязан уметь грамотно выполнять свои непосредственные обязанности). Для устранения случая неправильного заполнения заявления добавим действие проверки заявления в основной процесс, т.к. нам важно предотвратить наличие ошибочного документа в процессе.
  • Что если приказ на отпуск будет неправильно составлен? Т.к. в обязанности специалиста кадровой службы входит составление кадровых документов, то мы предполагаем, что в большом количестве случаев приказ составляется правильно. Это не отменяет проверку квалификации специалиста кадровой службы (процессы приема на работу и аттестации) и проведение периодической проверки документов (процесс аудита кадровых документов).
  • Что если руководитель не подпишет приказ и инициатор:
    • имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса. Данный вопрос запишем в открытые вопросы по данному процессу и зададим его Владельцу процесса при согласовании процесса. Всю ответственность за исполнение процесса несет Владелец процесса, именно он определяет правила выполнения работы во вверенном ему подразделении;
    • не имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса. Данный вопрос также запишем в открытые вопросы.
  • Что если инициатор откажется подписывать приказ (например, у него изменились обстоятельства, согласно которым он брал отпуск)? Мы прекращаем процесс.
  • Что если внесение отметок в кадровые документы Т-2 и Т-54а будет некорректным? Данный вопрос аналогичен вопросу, рассматриваемому в п. 3.2.

Дополним существующую таблицу полученной информацией. Фактически мы получили предварительное описание процесса в табличном виде:

Открытые вопросы

  • Что если руководитель инициатора отказался подписать приказ на отпуск и инициатор имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса
  • Что если руководитель инициатора отказался подписать приказ на отпуск и инициатор не имеет право на отпуск, согласно 128 статье Трудового кодекса

Краткое обозначение элементов нотации ARIS eEPC приведено в таблице ниже (описаны не все элементы нотации, а используемые. Графическое обозначение элементов взято из пакета MS Visio):

Схема, отображающая взаимодействие элементов показана ниже:

Графическое отображение процесса предоставлено выглядит следующим образом:

Графическое и табличное отображение процесса подлежат согласованию у экспертов и Владельца процесса. Аналитик бизнес-процессов зачастую не может знать всех тонкостей рассматриваемой предметной области, поэтому рекомендуется всегда согласовывать свои модели с экспертами предметной области и Владельцем процесса.

Вместо заключения

После написания статьи, но до её опубликования, мне довелось пообщаться с хорошим знакомым, я ему изложил тему и суть статьи. Знакомый задал несколько интересных вопросов, я решил опубликовать нашу беседу, думаю, наша беседа будет интересна читателям:

— Не сомневаюсь, ты написал интересную статью. Но к чему такие сложности? Зачем нужны бизнес-процессы, неужели без них нельзя?

— Смотри, бизнес-процессы снижают вариабельность результатов за счет стандартизации операций. Вариабельность означает снижение разброса допустимых вариантов результатов процесса. Я описал простой пример, бизнес-процессы применимы не только к кадровому делу, но и к деятельности организации. Представь себе, что организация, специализирующая на поставке запчастей, будет производить детали с разным уровнем качества (мы помним, что качество – это соблюдение характеристик изделия). Далее автозапчасти будут ставиться на автомобили, и мы получим… продукцию АвтоВАЗа. Продукция АвтоВАЗа находит своего покупателя, но мы в последнее время предпочитаем автомобили качественной сборки.

— Я думаю, все дело в исполнителях. Достаточно найти грамотных исполнителей и мы получим хороший результат. Как в твоем примере – надо найти грамотного кадровика, только и всего.

— Хорошие исполнители, уже обеспечены работой, их труд стоит дорого. Ты не думаешь об оптимизации расходов организации, найма толковых специалистов, и обеспечения специалистов методической поддержкой. Еще один фактор – масштабирование работы. Представим, что в нашей организации работает 2 000 сотрудников. В данном случае у нас будет несколько специалистов кадровой службы и у них будет разный опыт. Наша задача в данном случае – предоставить инструмент обучения, осуществления операций и контроля операций со стороны руководителя подразделения.

— Даже если 2 000 человек и даже если специалисты будут ошибаться. Какова цена ошибки – всего-лишь неправильно оформленные кадровые документы, эти бумажки.

— Во первых, я привел пример бизнес-процесса. Бизнес-процессы могут охватывать самую различную деятельность предприятия, будь то финансы или производство. Во вторых, даже неправильно оформленные кадровые документы могут привести к штрафам организации от контролирующих органов.

Спасибо читателям, что дошли до этого места. Можно было бы многое сказать дополнительно: рассказать про инструменты, используемые при описании бизнес-процессов, подробнее коснуться нотаций… Но это всё продолжение введения в бизнес-процессы.

Автор

Евгений Пономарёв

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *