Что делает секретарь? Карьера и зарплата

Страница
3

— согласование проекта документа;

— подписание документа руководителем;

— регистрация документа;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

— ведение документации дирекции предприятия;

— организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

— поиск необходимой руководителю информации;

— выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

— контроль исполнения документов и поручений руководителя;

— бронирование гостиниц, авиабилетов;

— планирование рабочего дня руководителя;

— организация и участие во встречах и переговорах;

— прием посетителей;

— прием делегаций;

— помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

— решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

— работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».

ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ

«Урал» Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003. Подпись И.И. Торева

секретаря-референта

генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;

— инструкцию по делопроизводству;

— государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

— правила орфографии и пунктуации;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

— правила ведения телефонных переговоров;

— правила техники безопасности и противопожарной защиты;

— приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

— пользоваться средствами связи и организационной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;

— пользоваться базой данных предприятия;

— пользоваться возможностями Интернета;

— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

Перейти на страницу номер:

Интервью с экспертом Андреевой Валентиной Ивановной

Предлагаем вашему вниманию интервью с экспертом Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров, профессором кафедры трудового права Российской академии правосудия, известнейшим специалистом в области документоведения Андреевой Валентиной Ивановной.

Каков статус профессии секретаря сегодня?

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.

С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу «секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Профессия ли это на сегодняшний момент, ведь многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах?

Позиционирование работы секретаря как особого вида профессиональной деятельности сомнений не вызывает. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей, безусловно, должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.

Правильно ли относить должность секретаря–референта к техническим служащим?

Долгие годы должность секретаря (в т. ч. в Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей. Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Хотелось бы обратить внимание представителей соответствующих ведомств на острую практическую потребность решения этой проблемы. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь «параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера и т. п.

Нужно ли секретарю профессионально знать делопроизводство? Какие проблемы в области делопроизводства испытывают секретари в данный момент?

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Нельзя ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата. Секретарь обязательно должен быть компетентен в таких делопроизводственных проблемах, как:

    • разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов,
    • составление и оформление документов,
    • придание документам юридической силы,
    • организация обработки документов и их последующего хранения,
    • рациональное распределение документопотоков,
    • информационно-справочное обслуживание работников организации и т.п.

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.
Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы, пожалуй, в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время.
С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве.

Секретарей волнуют прежде всего следующие проблемы. Каким обязательным требованиям должны отвечать служебные документы, чтобы у организации не возникало проблем с партнерами по бизнесу? Как организовать документооборот и правильно учитывать его объем? Как сократить затраты рабочего времени при регистрации многочисленных документов? Как разработать номенклатуру дел и определить сроки хранения документов в современных негосударственных организациях, где немало разновидностей документов, не являющихся типовыми и не входящими в соответствующий Перечень управленческих документов с указанием сроков хранения?
Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

Насколько отличается профессиональный уровень секретарей, работающих в регионах, и их коллег в Москве?

Секретари крупных и средних московских компаний отличаются высоким профессионализмом – большинство сотрудников с высшим образованием, серьезным опытом работы, со знанием иностранного языка, высоким интеллектуальным уровнем. Большинство секретарей преданы своей профессии, любят свою работу, не собираются менять ее на другую, стремятся к профессиональному совершенству. Однако все вышесказанное относится не только к московским секретарям. Высококлассные специалисты, творчески решающие повседневные задачи документационного обеспечения, есть не только в крупных городах, но и во многих отдаленных от центра регионах.

При этом нельзя не отметить, что многим из них (как в центре, так и на периферии) не хватало профессиональных знаний, особенно в начале трудовой деятельности. Курсы для секретарей есть во всех, даже небольших, городах, однако уровень обучения на них (это относится и к Москве) часто оставляет желать лучшего. Стоимость обучения достаточно высокая, приемлемая не для всех желающих, а состав изучаемых дисциплин, количество учебных часов и уровень преподавания далеки от совершенства. И если в крупных городах можно найти учебные центры для секретарей, дающие по-настоящему хорошую подготовку, то в районных центрах и поселках это возможно далеко не всегда.

Каковы, по вашему мнению, дальнейшие пути развития профессии?

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.

Что вы думаете о развитии секретарского дела на региональном уровне и объединяющей роли в этом процессе «Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис​менеджеров”?

Говоря о состоянии развития секретарского дела в Центре и регионах, приходится с сожалением отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства.

В то же время в Санкт-Петербурге, в крупных поволжских, уральских и сибирских городах (в Нижнем Новгороде, Самаре, Ярославле, Екатеринбурге, Перми, Красноярске, Новосибирске и др.) во многих местных государственных, муниципальных и коммерческих структурах можно найти интересный и ценный для изучения опыт организации документационного обеспечения управления, который может быть успешно применен не только в других регионах страны, но и в столице.

Таким образом, взаимодействие Центра с регионами по проблемам развития секретарского дела должно идти в двух основных направлениях: оказание необходимой помощи (прежде всего в обучении, в методическом обеспечении работы с документами и т. п.) и освоение и распространение накопленного в регионах опыта работы, его широкое освещение в периодической печати и на научно-практических конференциях и семинарах.

Для осуществления и успешного развития такого взаимодействия необходимы соответствующие организационные формы, и они уже созданы: это ставший популярным у многих секретарей-практиков нашей страны журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера” и начавшая свою деятельность в 2003 году не имеющая аналогов в истории России «Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров”.

Чем реально может помочь Ассоциация нашим коллегам в регионах, что даст сотрудничество с ней? Деятельность Ассоциации направлена прежде всего на выявление и изучение насущных проблем секретарей и офис-менеджеров, в т. ч. с учетом региональной специфики условий их труда. Главной же своей задачей Ассоциация считает поиск путей решения этих проблем, в том числе за счет привлечения внимания к этим проблемам специалистов федеральных органов исполнительной власти, а также ведущих научных и учебных центров нашей страны: Министерства экономического развития и торговли РФ, Министерства труда и социального развития РФ, Министерства образования РФ, Федеральной архивной службы России, ВНИИДАД, Государственного университета управления и многих других.

Благодаря активной организационной, просветительской и научной деятельности Ассоциации секретари и офис-менеджеры в регионах постоянно будут иметь информационную поддержку по всем вопросам передового отечественного и зарубежного опыта в области делопроизводства и архивного дела, смогут систематически повышать свою квалификацию без отрыва от работы, получат возможность через периодический печатный орган Ассоциации – журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера” – участвовать в решении насущных вопросов своей практической деятельности, а также в формировании профессионального стандарта секретаря и офис-менеджера.

Для самой же Ассоциации тесная связь с регионами – абсолютно обязательное условие ее существования и дальнейшего развития деятельности. Только изучая и распространяя положительный опыт регионов, объединяя усилия всех государственных структур в деле совершенствования документационного обеспечения управления, неуклонно повышая статус профессий секретаря и офис-менеджера в современном обществе, Ассоциация действительно сможет стать по-настоящему национальной общественной организацией, приносящей реальную пользу широкому кругу специалистов и практиков.

Длинноногая красотка

Сегодня при приёме на работу одним из непременных качеств секретаря считается «приятная внешность». Секретаря многие воспринимают как лицо, представляющее фирму. Кроме красивой внешности, секретарь должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе – все это формирует первое впечатление у клиентов о компании. Общаясь вначале с секретарем, некоторые решают, иметь дело с фирмой или нет. Поэтому принимая на работу сотрудника, директор компании, который заинтересованный в престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную секретаршу.

Зарплата секретаря

На сегодняшний день заработная плата секретаря может быть разной – от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей. В США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря высоко оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Секретарь в госаппарате

В начале 20-х годов ХХ века в состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь»:

  • они готовили материалы к совещаниям,
  • напоминали о сроках исполнения решений,
  • секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции,
  • были консультантами директоров,
  • следили за качеством подготовки служебных документов,
  • помогали руководителям в приеме посетителей.

Первая российская канцелярия

В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора. 27 февраля 1720 года Петр I издал «Генеральный регламент государственных коллегий», согласно которому была создана канцелярия и утверждена должность секретаря. К секретарям предъявлялись строжайшие требования:

  • он должен был происходить из знатных дворян,
  • быть обязательно мужчиной,
  • образованным человеком,
  • давать своему господину ценные советы во всех областях жизни.

Екатерина Великая еще более усовершенствовала закон о секретарях. В ее понимании таких секретарей должно быть несколько, и они обязаны были отличаться от своих коллег-чиновников, были обязаны хорошо знать законы, быть образованными, уметь разбираться в различных ситуациях.

Писари и летописцы

Хотя нововведение принадлежало Петру I, у российских секретарей все таки были предшественники. В конце XV века появились первые приказы, приказное делопроизводство, а также приказные избы. В работе этих органов и зародилась работа с документами. Писари и летописцы, так называли сегодняшних секретарей в то время, писали под диктовку царские указы и распоряжения, ввели повествования разных мирских дел.

Нормирование труда секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, КАК ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано. Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. КАК правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах.

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ — объект и результат управленческого труда.

Любой труд сегодня совершенствуется путем внедрения машин. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Но машина предъявляет к обрабатываемым ею предметам жесткие требования. В отношении документов это требования к их формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и работе с ними.

Нормативно-методические документы разрабатывают специальные учреждения, которым это поручается. Над тем, КАК правильно выполнить ту или иную операцию, работают целые коллективы за рубежом. Особенно много в этом направлении сделано в Соединенных Штатах Америки. Нормативно-методические документы по организации труда в сфере управления учитывают как традиционный ручной труд, так и современные автоматизированные технологии.

Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у секретаря, чтобы в любой момент уточнить, КАК правильно выполняется та или иная работа.

К общегосударственным нормативно-методическим документам, которые организация должна приобрести, относятся;

  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991;
  • Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. -М., 1994;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требования к оформлению документов».
  • Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988;
  • Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный);
  • Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан).

Стандарт распространяется на документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

  • федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык органов местного самоуправления;

  • предприятий, организаций и их объединений независимо от орванизационно-правовой формы и вида деятельности (ГОСТ Р 6.30-2003).

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Если секретарю приходится работать с бухгалтерскими документами, он должен иметь:

  • Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.07.98 № 123-ФЗ).
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н);

Если секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что секретарь должен знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря-референта, секретаря-помощника творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д.

Достаточно часто секретарь бывает перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды работ.

Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Секретарь может воспользоваться следующими актами:

— Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72).-М., 1995;

— Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988;

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)-М., 1993;

— Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. — М., 1991.

Последний нормативный документ нужен в том случае, если на секретаря-референта фирмы возложены и обязанности оформления кадровой документации.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Что же можно найти в указанных выше документах?

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210×297 мм, напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) -через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) — через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

I группа — печатный или разборчивый рукописный оригинал.

II группа — печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста.

III группа-неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если вы вводите текст с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Например:

Нормы времени и нормы выработки при печатании с применением диктофона

Нормы времени на одну страницу — в минутах Нормы выработки — в страницах за смену

Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы

Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину, с одной стороны, включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере-с другой).

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.

Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены прежде всего работы, связанные с документами, «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления» содержат такие важные для секретаря разделы, как «Секретарско-референтские работы», где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию:

  • прием посетителей;
  • ведение телефонных переговоров;
  • вызов абонента к руководителю;
  • организация связи руководителя с необходимыми лицами;
  • получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;
  • устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;
  • вызов участников совещания по телефону;
  • заказ пропуска по телефону.

Не менее интересен для секретаря раздел «Документирование коллегиальной деятельности». Секретарь найдет в нем все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов, техническому обслуживанию совещания.

Во всех названных документах не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.

Например, раздел «Секретарско-референтские работы».

«Содержание работы: Организация работы руководителя, прием посетителей, подготовка совещаний, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль распоряжений руководителя, обеспечение справочно-информационного обслуживания, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ».

Такое раскрытие видов работ позволяет использовать нормативы времени какоснову при составлении должностной инструкции.

Для секретарей-референтов, в обязанности которых включена и кадровая функция, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров» являются незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, так как здесь подробно раскрыто их содержание.

Нормативы времени для начинающих или не получивших профессиональную подготовку секретарей, особенно та часть нормативов времени, в которой раскрывается содержание работ, помогут ничего не упустить и правильно выполнить или оформить те виды операций, которые им мало знакомы или вызывают у них затруднения.

Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

Секретарь может найти в этих нормативных актах много полезных для себя советов.

Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.

Электронная библиотека Библиотекарь.ру

Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

СОВЕТ . Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства и аппараты;

7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря – сделать все, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

СОВЕТ. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Подведем итоги: секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать. Каждый работник должен чувствовать себя уютно на рабочем месте.

500 советов секретарю

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *