Бюджет доходов и расходов (БДР)

Если у вас есть бизнес, даже небольшой, то он приносит вам доход. Обратной стороной ведения дел являются расходы. Для контроля этих статей нужно вести их профессиональный учёт. Как только начинают расти обороты, прибылью становится сложнее управлять. Бизнесмены привыкли пользоваться бюджетом доходов и расходов.

Основной проблемой является то, что денег всегда не хватает и очень трудно отследить их движение. В процессе ведения придётся добавлять или убирать различные статьи. Представьте тогда, как сложно вести аналогичный анализ, но уже на крупном предприятии.

Содержание

Что такое бюджет?

Это экономический термин, который представляет собой схему движения доходов и расходов объекта экономики. Любая фирма должна вести его учёт. В простом понимании это документ в виде таблицы, в которую заносятся все данные о доходах и расходах организации.

Основная цель — планирование прибыли предприятия на определённый период времени.

Проведение такого анализа помогает понять, в каком экономическом состоянии находится компания и каковы её дальнейшие перспективы развития. Отчёт составляется на основе трёх критериев-статей доходов, затрат и прибыли. Прибыль вычисляется путём вычисления разности между доходами и расходами.

Задачи составления бюджета

Смету принято составлять, чтобы оценить эффективность работы организации в целом. На основе анализа можно определить упущения в деятельности во избежание более критических последствий. Также руководитель сможет понять, какую прибыль получает его фирма за установленный период. После составления нескольких отчётов можно оценить, в какие промежутки времени предприятие приносило наибольшую прибыль и с чем это могло быть связано. В дальнейшем это поможет и увеличить прибыль.

Форма отчётности данного вида позволит проанализировать работу каждого подразделения, выявить отстающие и передовые отделы. Опыт успешной работы одного отдела можно использовать и на других структурах. Регулярное формирование отчёта позволит оперативно выявить недостатки в деятельности и быстро их устранить. Финансовое состояние предприятия должно находится под постоянным контролем руководителя. Так он сможет постоянно принимать верные решения, обеспечить высокую прибыль и избежать банкротства.

Правила составления

Нужно учитывать специфику каждой организации при формировании отчёта. Главными его составляющими являются статьи выручки и издержек. Для каждой организации состав статей индивидуален. В итоге документ должен отражать сущность и процедуру финансовых операций.

Каждая фирма держит курс на получение прибыли.

Структура издержек уникальна, но для организаций, занимающихся аналогичной деятельностью может быть близкой. Доля различающихся процессов в таком случае будет мала. Можно воспользоваться готовой моделью такого отчёта, которая в сервисе Финоко называется эталонной.

Эталон представляет собой готовые к внедрению отчёты различных сфер деятельности. Их можно выбрать для начала работы с системой. В готовую модель нужно будет только внести небольшие корректировки. Только важно учитывать, чтобы деятельность, для которой составлена модель, была схожа с вашей.

Каким способом можно учитывать операции хозяйственного типа?

Все операции хозяйственного типа делятся на 2 вида:

  • движение денег;
  • движение материальных средств и затрат на обязательства.

Учёт этих операций происходит не одновременно. Это объясняется так как оплата может произойти сегодня, но поступлений в тот же день не будет. Поэтому принято использовать метод начислений-отражение операций на момент, когда она была произведена, а не тогда, когда она была оплачена.

Все хозяйственные операции должны быть подтверждены документами. Ими могут быть накладные, кассовые чеки, акты выполненных работ.

Обязательства и их учёт

Только контроль над затратами не предоставит полную картину, важно контролировать и обязательства. Обязательства бывают разных видов. При приёме нового сотрудника возникает обязательство по регулярной оплате труда.

Взяв в аренду помещение возникает обязанность ежемесячно выплачивать арендную плату. Деятельность компании связана с постоянными обязательствами и в течении её работы будет возникать разного вида.

Как формируется БДР?

Эта форма финансовой отчётности позволяет на основе оценки текущей ситуации делать точный экономический прогноз. Сейчас существуют автоматические программы, которые составляют такой анализ. Это помогает исключить возможные ошибки в его составлении и сократить время на его подготовку.

Прежде чем приступить к созданию данного вида отчётности нужно провести систематизацию локальных бюджетов организации. Это могут быть производственный, бюджет затрат, управленческий и другие. БДР является обобщением полученных данных.

Подходы к составлению

Существует два способа составления отчёта-сверху вниз и снизу вверх.

Сверху вниз-финансовые статьи задаются в соответствии с теми требованиями, которые задаёт руководство. Основной минус-каждый этап может быть слишком объёмный.

Снизу вверх-сначала вносятся все данные различных статей. Недостаток-список этапов трудно поддаётся унифицированию. Статьи, которые повторяются, сложно выявить. В такой ситуации бюджет будет перегружен.

Чтобы такого не произошло принято объединять два подхода и выполнять анализ по такому алгоритму:

  • руководствуясь требованиями начальства, задайте структуру статей. Затем определите критерии, которые необходимы для анализа и управленческого обобщения;
  • каждый центр ответственности должен иметь список, в котором за каждой статьёй будет закреплена экономическая функция.

Где составлять БДР?

Рациональнее всего составлять такой анализ в виде таблицы в Финоко. С его помощью можно преобразовывать таблицы с расчётами, объединять отчёты нескольких подразделений, сопоставлять данные.

Статьи доходов и расходов

Универсальный бюджет для всех организаций имеет общую структуру статей.

Структуризация доходов:

  • от деятельности основного вида. Это все полученные средства, которые относятся к бизнесу фирмы.
  • выручка, полученная от сторонней деятельности, не связанной с основными направлениями работы;
  • внереализационные доходы могут быть получены от участия в деятельности, не относящейся к основной.

Структура расходов:

  • общая стоимость всей выпущенной продукции. К этой группе относятся все траты, связанные с производством товаров. Если предприятие крупное, то сюда могут входить расходы на покупку сырья, оплата труда сотрудников, связанных с процессом изготовления, плата за электроэнергию. Торговые фирмы включают в этот раздел финансы, потраченные на приобретение материалов под реализацию. От специфики работы компании зависит наличие различных статей в данном разделе.
  • хозяйственные расходы связаны с обеспечение и управлением всей деятельностью организации. Эти статьи не входят в другие виды. Например, оплата аренды, зарплата персонала, не связанного с выпуском продукции, траты на ремонт, хозяйственные расходы.
  • прочими издержками могут быть проценты по кредитам, штрафы, разница в курсах валют.

Этапы составления отчёта

I этап-учёт затрат. Этот шаг является главным, так как именно от учёта расходов строится вся основная финансовая деятельность компании.

Расходная часть состоит из:

  • затрат на производство;
  • коммерческие расходы;
  • стоимость управления бизнесом;
  • заработная плата и деньги на выплату налогов;
  • прочие расходы.

II этап-расчёт доходной части

В этой части подсчитывают все финансовые поступления, активы фирмы, к ним относятся:

  • доходы от продаж;
  • средства, полученные от оказания услуг;
  • деньги от сдачи в аренду;
  • то, что получено путём несвязанных с основной деятельностью операций-процента от займов, компенсационные выплаты.

В каждой компании разные источники поступления средств, поэтому у разных организаций на этом этапе структура отчёта может различаться.

III этап-определение полученной прибыли

Здесь подсчитывается разница между доходами и расходами компании. Для благоприятного финансового развития фирмы значение должно быть положительным. При получении отрицательной цифры считается, что бизнес несёт потери и работает в убыток. Получен критический прогноз дальнейшего развития. Впоследствии должен быть проведён финансовый анализ и скорректирована работа.

IV этап-составление плана получения прибыли

Главная задача работы всего предприятия-сохранить и увеличить прибыль. Профессиональная работа на данном этапе позволит ускорить этот процесс.

Вторая цель-сократить траты и получить при этом прибыль в максимальном значении. Здесь стоит уделить внимание не оптимизации расходов за счёт снижения качества продукции. Должна быть проведена рационализация и уменьшение затрат на производство.

При этом должны быть удовлетворены главные запросы организации:

  • заработная плата и средства на стимулирование работников;
  • сбор денег на улучшение и увеличение объёмов производства;
  • обязательства перед партнёрами, инвесторами организации;
  • повышение рентабельности и окупаемости;
  • работа над конкурентоспособностью.

На эту работу влияет детально-проведённая работа по учёту доходов и расходов.

IV этап-составление отчётности

Руководитель может поручить выполнение этих операций своим финансистам. Также этим занимаются сторонние организации. Если доверить эту работу им можно быть уверенным в максимальной объективности. Они также могут предоставить управленческий отчёт. Это займёт больше времени, но сделано всё будет профессионально.

Такой подход к получению результата БДР делает возможным оценить эффективность финансовой деятельности компании.

Бюджет доходов и расходов второго уровня

Для оценки структуры затрат и выяснения рентабельности реализуемой продукции необходимо ввести статьи расходов второго уровня. К этой работе привлекается руководство компании, так как именно от итогов данного анализа зависит, какие управленческие решения стоит принимать.

Для начала нужно проанализировать, какие статьи относятся к основной деятельности, а какие к прочей. Должна быть разработана структура доходов и расходов по типу производимых товаров, по видам рынков, по видам валют.

Детальные статьи бюджета доходов и расходов

Главным критерием для этого станет структура компании. Определитесь с тем, какие функции выполняет каждый центр ответственности. Для каждого центра нужно задать критерии доходов и расходов. Благодаря такому подходу получится разработать структурированную систему статей нижнего уровня. Она будет понятна руководителям этих центров. Это удобно, так как именно они в дальнейшем будут планировать работу по улучшению показателей.

Планирование на основе финансовой модели

Одно из важнейших направлений деятельности любой организации-планирование. Этой операции стоит уделить особое внимание, чтобы построить работы и добиться ожидаемой прибыли. Для его осуществления необходимо использовать набор определённых инструментов.

Планирование должно базироваться на анализе. В нём должно содержаться данные за предыдущие периоды времени и мнение экспертов. Специалисты составляют прогноз на будущий период. Также они оценивают состояние рынка сбыта, сезонность, ценообразование. В этот отчёт можно добавить издержки, рассчитанные на основании ряда факторов:

  • прогноз изменений себестоимости сырья;
  • повышение стоимости коммунальных услуг;
  • увеличение цены за комплектующие.

В планирование также следует включить заработную плату работников. При этом нужно учитывать их количество и его изменение за выбранный временной промежуток, расценки на их услуги. Обратите внимание на планы увеличить или уменьшить денежное вознаграждение за работу, а также не забудьте про премирование.

Планирование осуществляется на основе финансовой модели. Если финансовая модель бизнеса составлена и определён план доходов, можно планировать систему действий, чтобы достичь желаемой прибыли. Рекомендуется составлять такую модель для планирования не для компании в целом, а для отдельных видов деятельности.

Кто может помочь в составлении БДР и БДДС

Чтобы готовый бюджет был действительно информативным и полезным, его составлением должны заниматься профессионалы.

Если в штате вашей организации таковых специалистов нет или их опыт недостаточен для качественного выполнения поставленных задач, советую обратиться за помощью в консалтинговые компании.

Услуги по составлению БДР и БДДС предлагают большинство из них.

Что вы получите от такого сотрудничества?

Во-первых, сэкономите время и деньги. Вам не нужно приобретать и разбираться в программном обеспечении для бюджетирования.

Во-вторых, над бюджетом будет работать команда профессионалов, которая отвечает за качество получаемого документа.

И наконец, в-третьих, вы получите аудит деятельности компании и рекомендации по дальнейшей её оптимизации.

Поверьте, затраченные средства на оплату услуг быстро окупятся! Самое главное правильно выбрать фирму-исполнителя.

Где найти программу для бюджетирования + таблица Excel для скачивания

Сейчас на просторах интернета найти можно всё, что угодно, достаточно лишь набрать нужный запрос в поле поисковика.

Я не стала изобретать велосипед и воспользовалась этим же способом. Набрав в Яндекс-поиске «Программы для бюджетирования», я получила 7 млн. откликов. Обычно внимание заслуживают первые 10-15 предложений. Из них я выбрала 3. Знакомьтесь!

1. «Planior»

Это онлайн-сервис, а значит, не требуется установка программы, работа ведётся прямо в браузере. С его помощью пользователи решают широкий спектр задач по бюджетированию.

Planior умеет:

  • составлять разнообразные бюджеты;
  • проводить анализ их исполнения;
  • автоматически загружать фактические данные;
  • прогнозировать сценарии развития компании и т.д.

При всей своей многофункциональности у сервиса доступные тарифы.

Рекомендую ознакомиться с видеообзором сервиса:

2. «1С:ERP Управление предприятием»

Конфигурация универсальна, подходит для малого и среднего бизнеса.

С её помощью вы сможете:

  • составлять финпланы, исходя из имеющихся ресурсов;
  • устанавливать лимиты расходования денежных средств и контролировать их выполнение;
  • формировать множество различных отчётов для анализа фактического и прогнозного финсостояния компании;
  • произвольно настраивать источники используемых данных;
  • сравнивать различные планы и контролировать отклонения.

И это только некоторые из возможностей модуля «1С:ERP Управление предприятием». Подробности узнавайте на официальном сайте 1С или сайтах её партнёров, например, компании Wiseadvice.

3. «Простое бюджетирование»

Это продукт компании «Информационные технологии». Создан специально для управления и контроля деятельности предприятия.

Позволяет:

  • увидеть со всех ракурсов финмодель деятельности хозяйствующего субъекта в перспективе;
  • повысить эффективность работы предприятия;
  • избавиться от рутинной бумажной работы и громоздких расчётов;
  • составить бюджет и прогноз финсостояния;
  • консолидировать бюджеты;
  • сформировать платёжный календарь;
  • автоматизировать согласование платежей.

4. Составление бюджетов в Эксель

Процесс бюджетирования с помощью таблиц Эксель достаточно трудоёмок. Прежде чем составить, например, БДР вам потребуется собрать множество данных, провести дополнительные расчёты, разработать не один функциональный бюджет (бюджет продаж, готовой продукции, материальных затрат и т.д.). После чего составить шаблон БДР, прописать в нём формулы и макросы, разнести подготовленную информацию.

Как видим, работы много. А теперь представьте, что делать это придётся для крупного промышленного предприятия с большим ассортиментом продукции, с несколькими расчётными счетами, активной инвестиционной деятельностью. Согласитесь, та ещё задачка!

Именно поэтому я и рекомендую автоматизировать бюджетирование компании.

Если же ваш бизнес небольшой, и вы всё же хотите работать в Эксель, держите нашу таблицу. Скачивайте и пользуйтесь!

Советы главного бухгалтера при бюджетировании

Давать советы по бюджетированию сложно. Чтобы от них получить пользу, нужно глубоко быть в курсе финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, владеть большим объёмом информации его управленческого учёта.

Тем не менее, я решила дать 2 универсальных совета, по моему мнению, обязательных к применению.

Совет 1. Не пренебрегайте подготовительным этапом

Только предварительная подготовка и отстройка системы бюджетирования вашего предприятия позволит на выходе получить качественные работающие бюджеты, способные решать поставленные задачи.

Разработайте бюджетную модель, сформируйте набор нормативной документации для регламентации процесса, определите состав данных, необходимых для разработки бюджетов, подготовьте классификатор статей, обозначьте круг ответственных лиц, их права и обязанности.

Закрепите всё в Регламенте бюджетирования. За основу можете взять наш шаблон.

Совет 2. Используйте специальное программное обеспечение

Ещё нередко можно встретить бюджеты, составляемые в Эксель. Лично я сама часто под разные нужды использую эту многофункциональную программу. Однако, прогресс шагнул далеко вперёд, и на инфорынке появилось специализированное программное обеспечение, способное гораздо эффективнее и качественнее, с меньшими трудозатратами проводить бюджетирование.

О некоторых из них я рассказывала выше. Выбрать есть из чего. Под разные потребности и возможности.

Такое ПО:

  • сэкономит время;
  • повысит точность расчётов;
  • позволит проводить гибкую настройку статей под любой бизнес;
  • даст возможность разграничить доступ сотрудников;
  • способно организовывать совместную работу.

Отчет сдала, шеф принял! Папа помог!

В чём отличия БДР и БДДС

Эти 2 бюджета преследуют разные цели.

БДР создаётся для анализа эффективности деятельности компании, прогнозирования прибыли и управления затратами.

БДДС предназначен в первую очередь для исключения кассовых разрывов, для оценки потребности в заёмных средствах, планирования исполнения обязательств перед налоговой и поставщиками, оптимизации плана закупок, исходя из имеющихся средств.

Различны и методы их составления. БДР формируется по методу начисления, т.е. расходы и доходы отражаются в момент их фактического совершения. В то время как БДДС – по кассовому методу: данные в него попадают только после списания/поступления средств на счета или в кассу компании.

Бухгалтерский учет понятия: Затраты или Расходы

Возьмем пример производство кондитерских изделий. Для начала производства изделий, мы покупаем сахар, муку, повидло, яйца и др.. За эти покупки предприятие рассчитывается с поставщиком, отдает деньги. Можно сказать, что наше предприятие отдает часть своих ресурсов в обмен на ресурсы, нужные самому для производства изделий. Предприятие купило сырье и положило на склад. Надеюсь, здесь все понятно.

Далее идет процесс производства кондитерских изделий и часть купленного сахара, муки и повидла израсходовано на получение определенного количества готовой продукции. А другая часть сырья осталась на складе. Что же мы имеем?

Мы что-то купили для производства, т.е. совершили обмен своих денег на нужные нам «ингредиенты». Мы затратили часть денег, но при этом получили «ингредиенты» и положили их в склад. Иными словами, деньги нашего предприятия не исчезли, а превратились в нужные нам ресурсы для производства.

Но вот процесс производства завершился и на выходе мы получили готовые кондитерские изделия. Далее мы их продаем по розничным ценам, потому как это наша основанная деятельность, приносящая нам Доход.

При этом, заметьте, у готовых изделий имеется не только розничная цена, но и себестоимость. Т.е. та стоимость, которая сложилась из всего, что участвовало в производстве этого изделия. А это, из нашего примера, сахар, мука, повидло, яйца и др. Не забываем про зарплату людей и налоги с нее, электроэнергию и коммунальные платежи ( или же аренда помещения). Вот это все, что участвовало в получении Дохода, называется Расходы. Или скажем по-другому, только та часть Затрат, которые понесло предприятие на получение Дохода – называется Расходы.

Другая часть «ресурсов фирмы», лежащая на складе – это Затраты, поскольку деньги фирмы не пропали, а «видоизменились». Следует заметить, что такие «Затраты» могут превратиться в Расходы, если фирма обанкротилась и эти «Затраты» никому и ни для чего не нужны, т.е. их опять нельзя превратить в деньги.

Полагаю вы заметили, что к Затратам можно отнести то, что имеется в запасе, что-то такое материальное, что мы купили и отложили для дальнейшего использования. А вот купленные нашей фирмой услуги сторонних организаций (электроэнергия, аренда и пр.), а также зарплата людей – это считается сразу Расходами.

Основные различия бизнес-плана и бюджета доходов и расходов

Бизнес-план является первичным документом и представляет собой руководство по деятельности фирмы для создания:

  • мотивации сотрудников;
  • стратегии маркетинга;
  • оптимального варианта структуры организации;
  • плана доходов и расходов;
  • стратегии бюджетной дисциплины.

Бюджет является составной частью бизнес-плана. Цель составления последнего документа–планирование достижения качественных и количественных показателей. Цель бюджета доходов и расходов–совершенствование модели управления финансовыми потоками, увеличение прибыли.

Планирование прибыли разными способами

Способ прямого счёта применяют в компаниях с небольшим денежным оборотом. В таких фирмах известны цены и данные на готовый продукт. Плановая калькуляция по каждому виду продукции помогает легко определить себестоимость.

Аналитический способ используют в фирмах со средним и крупным оборотом. Расчёт производится по всей фирме целиком, а не по каждой категории выпускаемой продукции отдельно.

Финансовая структура фирмы

Термин означает систему ответственности за прибыль и издержки, основанная на анализе деятельности компании. Чаще всего структура представляет собой подразделение на административные отделы.

Центром финансовой ответственности может выступать несколько отделов.

Они могут выполнять работу по координации статей бюджета доходов и расходов. Каждый из них может вести учёт по своему направлению.

Во главе такого отдела стоит руководитель отдела, который отвечает за весь бюджет. Чтобы детально отследить всю работу, нужно составить план и шаги по его исполнению.

Центрами могут быть:

  • центр ответственности за выручку-объём постаемых средств;
  • за маржинальную прибыль- размер стоимости реализованной продукции или услуг;
  • отделы, ответственные за прибыль-за полный финансовый доход. Здесь важно учитывать все траты, прямые и косвенные;
  • за расходы, чтобы фирма приносила прибыль;
  • за инвестиции-денежные потоки.

Советы о том, как не допустить убытка

Руководитель должен постоянно отслеживать финансовое состояние своего предприятия, чтобы не допустить работы в убыток. Эксперты советуют придерживаться нескольких рекомендаций, чтобы этого избежать.

Совет 1 — финансовая дисциплина

Рациональное расходование во многом зависит от дисциплины в сфере финансов всех сотрудников.

Сервис Финоко предоставляет возможность установить лимиты затрат по подразделениям и статьям, а для контроля использовать механизм планирования и согласования платежей.

Если даже сотрудник самого низкого ранга будет грамотно обращаться с активами компании, это в итоге пойдёт на благо всей фирме. Руководитель в свою очередь, видя такое бережное отношение, должен поощрять своих работников, за работу на общее финансовое благосостояние.

Совет 2 — используйте помощь финансовых профессионалов

Проведение экономического анализа лучше доверить специалистам. Так вы исключите субъективизм в подведении итогов и получите грамотные советы. Эксперты смогут дать рекомендации по оптимизации финансовой работы и увеличения прибыли.

Совет 3 — выполняйте аналитическую работу с использованием специальных программ

Автоматическое формирование бюджета

Бюджет компании отражается в документе, который удобнее всего вести в автоматическом режиме. Там вы сможете видеть полную картину финансового состояния своего бизнеса. Такая система представляет собой сервис, который удобно настраивается под конкретную организацию. Также в них можно отслеживать ситуацию на протяжении всей работы и сравнивать показатели.

Автоматическое программное обеспечение позволит упростить работу и сократить время на подготовку отчётов. Постоянно отслеживайте обновление системы, чтобы быть в курсе финансовой ситуации в фирме на данный момент времени. В ведении бизнеса бюджетирование — важный инструмент. Поэтому к его созданию стоит подходить грамотно и ответственно. Ошибки должны быть исключены.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *