БДДС косвенным методом в Excel: как найти ошибки в отчетности, показать собственнику, куда делись деньги

В автоматизированных системах учета всегда соблюдается принцип двойной записи. Например, если поступили денежные средства на расчетный счет, то вы точно знаете причину – долг вернули, аванс заплатили, займ получили. Программа не позволит приписать лишние деньги в определенную ячейку. В Excel возможны ошибки. Можно забыть сделать двойную запись, например, не отразить изменение кредиторской задолженности по определенному контрагенту или не оприходовать товар на склад. Поэтому желательно использовать проверочные формулы, строки или листы.

Обратите внимание!

Бывают ситуации, когда управленческая отчетность состоит только из отчета о движении денежных средств (Форма №4) или отчета о прибылях и убытках (Форма №2). Причем управленческий баланс не составляется, а отчетность формируется в Excel. Когда нет связующих звеньев, сложно проверить правильность и корректность отчетности.

Удостовериться в корректности отчетности помогает проверочный лист Потоки, который нам предстоит внедрить в учетные формы Excel. Он основан на косвенном БДДС или, другими словами, расчете БДДС косвенным методом.

Обратите внимание!

Ошибки в отчетности вам придется искать самостоятельно. Но проверочный лист Потоки покажет, есть ли они, не забыли ли вы корректно отразить какую-либо операцию. Это – проверка двойной записи. Как актив баланса должен сходиться с пассивом, так и проверочные строки в Потоках должны быть идентичными.

Также лист Потоки даст вам возможность наглядно объяснить собственнику, в чем разница между значениями по Форме№2 и Форме№4. Проще говоря, показать, куда деньги делись, если прибыль есть, а на счетах пусто, и наоборот. Ниже расскажем, как составить бюджет движения денежных средств (пример в Еxcel) и приведем пример расчета БДДС косвенным методом.

Что такое БДДС косвенным методом

  1. Расходы по амортизации (+)
  2. Изменение оборотных средств
  • Увеличение (+)
  • Уменьшение (-)
  • Изменение текущих пассивов
    • Увеличение (+)
    • Уменьшение (-)
  • Продажа активов
    • Прибыль от продажи (+)
    • Убыток от продажи (-)

    Денежный Поток = Чистая прибыль +/- корректировки

    *Примечание: + (прибавляем), — (вычитаем)

    Смысл корректировок в следующем.

    Амортизация основных средств уменьшает прибыль, но денежный поток не сокращается, поскольку мы не оплачиваем ее каждый месяц. Значит, амортизацию прибавляем к чистой прибыли.
    Увеличение кредиторской задолженности – это рост долга компании перед поставщиками. То есть мы получаем, например, товар, но не платим. Денежный поток от этой операции не уменьшается, значит, корректировка чистой прибыли также со знаком «плюс».
    Уменьшение кредиторской задолженности – мы больше платим, чем получаем, погашаем старые долги, значит, корректировка со знаком «минус».
    Увеличение дебиторской задолженности – мы кредитуем покупателей, а значит, и остаток денежных средств сокращается. Корректировка со знаком «минус».
    Уменьшение дебиторской задолженности – нам возвращают долги, денежный поток увеличивается (прибавляем).
    Приобретение запасов или товара – из чистой прибыли вычитаем эту сумму, поскольку покупая активы, мы уменьшаем остаток денежных средств.
    Помимо операционной деятельности компания может заниматься финансовой, инвестиционной. Принцип тот же – нужно понять, как конкретная операция влияет на денежный поток, и сделать соответствующую корректировку.

    Бюджет движения денежных средств

    Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия .

    Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» .

    БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.

    Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:

    Конечное сальдо денежных средств =
    начальное сальдо денежных средств + поступления — выплаты (1)

    Процесс составления отчета о движении денежных средств (кэш-фло) может стать одной из самых сложных проблем независимо от того, используете ли вы US GAAP (если вы находитесь в США) или МСФО (если вы находитесь в одной из более чем 120 стран мира, применяющих МСФО).

    Многие люди сталкиваются с проблемами при подготовке кэш-фло, потому что:

    • Это единственный бухгалтерский отчет, формируемый на кассовой основе, а не на основе начислений;
    • Статьи отчета должны быть скорректированы, чтобы исключить неденежные операции, что может быть довольно затруднительным.

    Может быть, это выглядит очень сложно, но не сомневайтесь, люди делают гораздо более серьезные ошибки в процессе учета, чем при составлении кэш-фло.

    Рассмотрим косвенный метод подготовки отчета о движении денежных средств в соответствии с МСФО (IAS) 7. Этот метод работает, только если вы ориентируетесь в следующих вопросах:

    • Вы уже знаете, что такое отчет о движении денежных средств и его составляющие (основная деятельность, инвестиции, финансовая деятельность и итоги).
    • Вы понимаете основы движения денежных потоков, взаимосвязи между основными финансовыми отчетами (баланс, отчет о прибылях и убытках и т. д.), бухгалтерский учет как таковой и т. д.
    • У вас есть доступ к различным учетным данным. Иногда вам нужно будет внести некоторые корректировки, и вам будет намного удобней, если вы можете быстро получить доступ к необходимой информации.
    • Вы сохраняется спокойствие, и без нервов и стресса можете сконцентрироваться на этой прекрасной задаче.

    Рассмотрим пример систематического подхода для подготовки отчета о движении денежных средств в Excel.

    Имейте в виду, это только демонстрация того, как можно сделать кэш-фло косвенным методом «вручную», шаг за шагом, а не объяснение деталей отдельных корректировок или других технических деталей.

    См. также:

    • CFA — Подготовка отчета о движении денежных средств (ч. 1): связь с балансом и операционная деятельность.
    • CFA — Подготовка отчета о движении денежных средств (ч. 2): инвестиционная и финансовая деятельность, общий кэш-фло.
    • CFA — Прямой и косвенный методы представления денежного потока от операционной деятельности.

    Шаг 1: Подготовка — сбор основных документов и данных.

    Для начала вам нужно собрать, по крайней мере, следующие документы:

    • Отчет о финансовом положении (бухгалтерский баланс, т.е. ‘statement of financial position’) по состоянию на конец текущего отчетного периода (исходящие остатки) и на начало текущего отчетного периода (входящие остатки);
    • Отчет о совокупном доходе (отчет о прибылях и убытках + отчет о прочем совокупном доходе, если применимо, т.е. ‘statement of comprehensive income’) за текущий отчетный период;
    • Отчет об изменениях в капитале (‘statement of changes in equity’) за текущий отчетный период;
    • Отчет о движении денежных средств (‘statement of cash flows’) за предыдущий отчетный период. Вы можете обойтись и без него, но это хороший источник потенциальных повторяющихся корректировок для текущего периода;
    • Раскрытие информации о существенных операциях в вашей компании в течение текущего отчетного периода. Вы, конечно, также можете скорректировать свой кэш-фло и с учетом несущественных операций, но это не приведет к существенному изменению информационной ценности отчета о движении денежных средств.

    Как получить первые четыре отчета — абсолютно очевидно, но какие источники информации о существенных операциях можно использовать? Вот краткий список таких источников:

    • крупные договоры, заключенные вашей компанией в течение и до конца отчетного периода (аренда, хеджирование, строительство — все виды);
    • протоколы или меморандумы с заседаний ключевых органов управления вашей компании, таких как заседания совета директоров, собрания наблюдательного совета, собрания акционеров, собрания комитетов по аудиту и т. д.;
    • файлы из вашего юридического отдела, связанные с любыми судебными разбирательствами в отношении вашей компании (и наоборот);
    • документы из вашего отдела, управляющего инвестициями или внеоборотными активами. В этих документах следует искать крупные сделки покупки, продажи, обмена и другие операции с основными средствами или финансовыми инструментами.

    Где искать существенные операции?

    Это всего лишь общий список, но вы без сомнения знаете, какие операции могут быть значительными в вашей компании — так что идите, спрашивайте и ищите там, где по вашему мнению, это уместно.

    Шаг 2. Расчет изменений в балансе.

    Теперь возьмите входящие и исходящие остатки отчета о финансовом положении и создайте простую таблицу с тремя столбцами:

    • 1-й столбец — название статьи баланса (например, внеоборотные активы),
    • 2-й столбец — исходящий остаток на конец текущего периода и
    • 3-й столбец — исходящий остаток на конец прошлого периода (т.е. входящий остаток на начало текущего периода).

    Как вы знаете, каждый баланс имеет 2 части — активы и пассивы (капитал и обязательства). Итоги обеих частей должны быть одинаковыми. Поэтому, когда вы делаете эту простую таблицу, пожалуйста, указывайте активы с знаком «+», а капитал и обязательства со знаком «-«.

    Если вы правильно ввели знаки и цифры, общая сумма всех активов и пассивов должна быть равна 0 (без промежуточных итогов).

    В 4-м столбце вычислите изменения в балансе за текущий период. Используйте простую формулу:

    входящий остаток — исходящий остаток
    (а не наоборот!).

    Когда вы правильно вычислите все изменения, общий итого всех изменений будет также равен 0 (опять же, не включайте промежуточные итоги).

    Для этой таблицы вы можете также использовать журнал проводок вместо балансового отчета, чтобы получить более подробную информацию, поскольку статьи баланса сильно агрегированы. Это зависит от уровня детализации, который вам нужен.

    Этот шаг очень простой, но важно сделать все правильно, и не смешивать знаки и формулы.

    Изменения в отчете о финансовом положении.

    Пример управленческой отчетности в Excel: исходные данные

    Российская компания ООО «Солнышко» занимается оптовой торговлей без ведения внешнеэкономической деятельности. Имеет свой собственный склад и остатки товаров на нем. Начисляет амортизацию на основные средства. Расчеты ведет в рублях без учета курсовых разниц. Учет производит в 1С:Бухгалтерия, а управленческую отчетность – в Excel по следующим листам:

    • Баланс (Форма №1);
    • Отчет о прибылях и убытках (Форма№2);
    • Отчет о движении денежных средств (Форма№4);
    • Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности;
    • Отчет по основным средствам и амортизации;
    • Расшифровка товаров на складе;
    • Потоки.

    Чтобы не перегружать лишней информацией статью, рассмотрим примеры некоторых форм: Баланс, Отчет по основным средствам и амортизации, Потоки.

    Поскольку у нас есть информация о движении денежных средств (Форма№4), нам не нужно вычислять денежный поток косвенным методом.

    Значение чистой прибыли по балансовому листу (Форма№1, табл. 1) нарастающим итогом с начала года составляет 364 970, 35 руб. Исходя из таблиц 2 и 3, балансовая стоимость основных средств – 117 975 рублей. Остаток денежных средств на 1 июня 2016 года равен 272 445, 60 руб. (по Форме№4 и по балансу). То есть денежный поток меньше прибыли на 92 525, 75 руб. (272 444, 60 минус 364 970,35). Посмотрим, из чего образовалась эта разница.

    Таблица 1. Баланс

    БАЛАНС

    На начало периода

    на 01.01

    На конец периода

    на 01.06

    На конец периода

    на 01.07

    АКТИВЫ

    Внеоборотные активы

    Нематериальные активы

    0,00

    0,00

    Основные средства

    72 000

    117 975

    Доходные вложения в материальные ценности

    Итого внеоборотные активы

    72 000

    117 975

    Оборотные активы

    Товары на складе

    99 298

    137 595

    Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)

    6 024 187

    5 410 300

    Денежные средства

    272 445

    655 970

    Итого оборотных активов

    6 395 930

    6 203 865

    ВСЕГО АКТИВОВ

    6 467 930

    6 321 840

    ПАССИВЫ

    Капитал и резервы

    Уставный капитал

    Распределенная прибыль прошлого периода

    Чистая прибыль отчетного периода

    364 970

    415 884

    Корректировка прибыли (убытка)

    Итого капитал и резервы

    364 970

    415 884

    Долгосрочные обязательства

    Займы и кредиты

    Итого долгосрочные обязательства

    Краткосрочные обязательства

    Займы и кредиты

    396 090

    926 200

    Кредиторская задолженность

    5 706 869

    4 979 756

    Итого краткосрочные обязательства

    6 102 959

    5 905 956

    ВСЕГО ПАССИВОВ

    6 467 930

    6 321 840

    Проверка

    Таблица 2. Отчет по основным средствам на 1 июня 2016 года

    Наименование

    Количество

    Цена

    Сумма

    Ноутбук

    28 900,00

    28 900,00

    Компьютеры

    13 900,00

    27 800,00

    Стойки

    8 000,00

    72 000,00

    Итого:

    128 700,00

    Таблица 3. Отчет по амортизации

    Амортизация, мес.

    Амортизация на дату 1 июня 2016 года, руб.

    2 408,33

    2 316,67

    6 000,00

    Итого:

    10 725,00

    Корректировки: расчет БДДС косвенным методом

    Воспользуемся имеющейся информацией и заполним лист Потоки по состоянию на 1 июня (см. табл. 4). Проведем корректировки, исходя из расчета БДДС косвенным методом.

    1. Изменение дебиторской задолженности. Выросла на 6 024 187, 29 руб. с начала года. Значит, корректировку в таблице отражаем со знаком минус.
    2. Изменение кредиторской задолженности. Выросла на 5 706 869, 26 руб. с начала года – корректировка с плюсом.
    3. Изменение займов и кредитов. Задолженность компании выросла с начала года на 396 090 руб. Также корректировка с плюсом.
    4. Приобрели основные средства. Операция уменьшает денежный поток. Отражаем в таблице со знаком минус (- 72 000 руб.)
    5. Приобрели товар на склад. Денежный поток уменьшился на 99 297,72 руб.
    6. Амортизация. За этот период не начислялась.

    Просуммируем все корректировки и получим сумму = — 92 525, 75 руб. Дельта между прибылью и остатком денежных средств у нас та же. Значит, мы все учли правильно, и ошибок нет (см. табл. 4 – Потоки на 01.06)

    Таблица 4. Лист «Потоки»

    Аналогично заполняем следующий период – отчет по состоянию на 1 июля. Берем данные нарастающим итогом с начала года. Здесь добавляется амортизация – корректировка со знаком плюс, поскольку она не влияет на денежный поток (не уменьшает его, но снижает прибыль). И также в данном случае ошибок нет (см. табл. 4 – Потоки на 01.07). Если бы мы забыли внести амортизацию в лист Потоки, то при проверке «вылезет» цифра 10 725 руб. (см. табл. 4 – Потоки на 01.07 с ошибкой)

    Шаг 4: Внесите корректировки для неденежных операций из отчета о совокупном доходе.

    К настоящему моменту у вас есть прочная база для успешного составления кэш-фло. Однако пока эти цифры ничего не значат.

    Изучите отчет о прибылях и убытках и прочем совокупном доходе. Затем определите любые суммы, в которые могут отражать неденежную операцию. Типичные неденежные корректировки обычно следующие:

    • расходы на амортизацию;
    • процентные доходы и расходы;
    • расходы от признания и доходы от прекращения признания задолженности;
    • переоценка резервов;
    • курсовые разницы на конец периода;
    • переоценка определенных активов и обязательств на конец периода;
    • бартерные операции;

    и многое другое.

    Как только вы идентифицируете неденежную операцию, просто внесите корректировку в отчет о движении денежных средств.

    Добавляйте каждую корректировку в отдельный столбец.

    Внесение этих корректировок напоминает проводки — одна и та же цифра добавляется по одной статье и вычитается из другой. Хитрость заключается в том, чтобы определить:

    • 1) на какие статьи денежных потоков влияет неденежная операция и
    • 2) где — плюс, а где — минус.

    Например, возьмем амортизационные расходы. Эта операция приводит к неденежному уменьшению показателя прибыли, поэтому ее следует добавить обратно.

    Внесите эту цифру в основную деятельность под заголовком «Корректировки для неденежных статей: амортизация» со знаком «плюс».

    Но куда мы помещаем ту же цифру со знаком минус? Амортизация искусственно завысила общую сумму платежей на покупки основных средств. Поэтому мы просто вычитаем ее из инвестиционной деятельности — статья «Приобретение основных средств». Контрольная итоговая сумма по столбцу этой корректировки должна быть равна 0.

    Продолжайте, пока не закончите со всеми выявленными неденежными корректировками из отчета о прибылях и убытках и совокупном доходе. И не забудьте проверить свои итоги после каждой корректировки.

    Это, вероятно, самая сложная часть, потому что иногда трудно определить, к каким денежным потокам относится корректировка и какой знак следует использовать. Но главный принцип всегда состоит в том, чтобы делать обе части корректировки (плюс и минус) и контролировать, чтобы ваши итоговые значения были равны 0.

    Корректировки для неденежных операций из отчета о совокупном доходе

    Шаг 5: Внесите корректировки для неденежных операций из раскрытий и прочей информации.

    Шаг 5 в значительной степени аналогичен шагу 4, но теперь вы должны изучить другие источники информации. Некоторые из них перечислены в шаге 1.

    Например, вы узнали, что ваша компания заключила новый договор аренды на значительную сумму. Это скорее всего означает корректировку, наверняка скрытую, потому что с одной стороны в увете было отражено увеличение основных средств, которые не были куплены за деньги.

    С другой стороны, было отражено увеличение ссудной задолженности или обязательств по аренде, но компания не получила никаких денежных средств. Таким образом, вы должны для этой операции сделать корректировку точно так же, как описано в шаге 4. Помните, что итог корректировки всегда ​​должен быть равен 0.

    Продолжайте до тех пор, пока не просмотрите всю информацию, которую вы считаете уместной или необходимой.

    Корректировки для неденежных операций из раскрытий и прочей информации.

    Аргументы для собственника: куда делись деньги

    Рассмотрим, что можно сказать собственнику, если он спросит, куда деньги делись.

    Проанализируем потоки денежных средств:

    • По состоянию на 1 июня денег в наличии меньше чистой прибыли на 92 тыс. руб. Видно, что кредиторская задолженность вместе с займами больше дебиторской на 79 тыс. руб., но эти деньги мы потратили на покупку необходимых основных средств и товара.
    • По состоянию на 1 июля остаток денежных средств на 240 тыс. руб. больше чистой прибыли. Но эти деньги не «лишние», это не неучтенная прибыль, которую можно вывести, нет.

    Посмотрим динамику за июнь:

    • дебиторская задолженность сократилась на 613 тыс. руб.;
    • кредиторская задолженность сократилась на 727 тыс. руб.;
    • в покупку основных средств и товара было вложено порядка 95 тыс. руб.;
    • долги компании по займам и кредитам выросли на 530 тыс. руб.

    Сделаем выводы:

    • Главная тенденция – кредитование по операционной деятельности и закупаем товар. Причем кредиторская задолженность больше дебиторской;
    • Главный вопрос – зачем тут займ? Учитывая, что «лишних» денег 240 тыс. руб., а займ стал больше на 530 тыс. руб., возникает вопрос, правильно ли идет распоряжение деньгами? Не тратится ли займ, полученный, возможно, на конкретное направление развития, для погашения текущих долгов кредиторам?

    Что сказать собственнику. Необходимо проанализировать и сравнить условия с нашими покупателями и нашими поставщиками. Возможно, мы работаем во вред себе, соглашаясь на жесткие условия с поставщиками, и предлагая более выгодные условия покупателям. Это может привести к увеличению кассового разрыва и необходимости кредитования операционной деятельности.

    Корректировки на практике

    На практике все гораздо сложнее, вероятность ошибок возрастает в разы. Поэтому польза проверочного листа Потоки становится еще более актуальной.

    Так, если ваша компания не составляет управленческий баланс, использует несколько юридических лиц, ведет учет в различных системах, то данные нужно брать из источников, а затем консолидировать. Например:

    • чтобы выяснить изменение дебиторской и кредиторской задолженности, нужно сформировать оборотно-сальдовые ведомости по счетам дебиторов и кредиторов по каждому юридическому лицу или по каждой базе учета. Затем надо свести воедино все эти отчеты;
    • чтобы рассчитать амортизацию нужно проанализировать карточки по основным средствам и нематериальным активам – посмотреть их приобретение и выбытие по каждой бизнес единице, по каждому источнику. Также надо проверить, нет ли «задвоений», то есть, не внесено ли ошибочно одно и то же основное средство дважды в разные базы учета;
    • чтобы избежать ошибок по движению денежных средств, нужно учесть курсовые разницы и корректно отразить внутригрупповые операции.

    Об авторе Лариса Блохина, независимый эксперт в области корпоративных финансов, экономики и управленческого учета. В сфере бухгалтерского учета и корпоративных финансов работает свыше 20 лет. Ранее была финансовым директором, заместителем генерального директора по экономике и финансам нескольких компаний, входящих в корпорацию MIRAX GROUP, работала главным бухгалтером ООО «Кровля и Изоляция» (подразделение в составе холдинга «Техно-НИКОЛЬ»), руководила финансовыми службами ряда компаний в сфере услуг, оптовой торговли, связи и телекоммуникаций. Реализованные проекты: разработка и внедрение систем управленческого учета и бюджетирования; постановка управленческого учета «с нуля» и восстановление учета; бизнес – планирование; казначейские операции: управление денежными потоками, текущие операции по расчетным счетам, согласование оплат, ведение платежного плана, контроль плана на выполнение бюджета, согласование внебюджетных оплат.

    Оставить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *