Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.
В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье Сводные таблицы .
В таблице имеются столбцы:
- Товар – наименование партии товара, например, » Апельсины «;
- Группа – группа товара, например, » Апельсины » входят в группу » Фрукты «;
- Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
- Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
- Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
- Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
- Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.
Через Диспетчер имен откорректируем имя таблицы на » Исходная_таблица » (см. файл примера ).
С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.
Содержание
- Отчет №1 Суммарные продажи Товаров
- Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам
- Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности
- Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров
- Отчет №5 Статистика поставок Товаров
- ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ
- Метод 1. Анализ динамики продаж
- Метод 10. Экспертный анализ
- Метод 4. Анализ структуры чека
Отчет №1 Суммарные продажи Товаров
Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ() , однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.
Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью Отбор уникальных значений ), через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты или с помощью Расширенного фильтра . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:
- Перейдите на лист с исходной таблицей;
- Вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
- Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .
- Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
- Отсортируйте перечень товаров ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Сортировка от А до Я ).
Должен получиться следующий список.
В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:
=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица;A6;Исходная_Таблица)
Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1 ) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel .
Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:
=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица;A6)
Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам
Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон Расширенного фильтра введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена и транспонируйте его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.
В ячейке B 8 введем нижеследующую формулу:
=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица; Исходная_Таблица;$A8; Исходная_Таблица;B$7)
Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8 , в Регионе из ячейки В7 . Обратите внимание на использование смешанной адресации (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.
Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью Маркера заполнения не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:
=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица; Исходная_Таблица;$A8; Исходная_Таблица;C$7)
Ссылки, согласно правил относительной адресации , теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки B8 , в Буфер обмена , затем вставить ее в диапазон С8: G 8 , нажав CTRL + V . В ячейки ниже формулу можно скопировать Маркером заполнения .
Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.
Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра » Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано » Нет» , то только убыточные.
После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .
Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица=$B$5)))
Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.
Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.
Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.
Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .
Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :
=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица;A7:A12)
Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .
Отчет №5 Статистика поставок Товаров
Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица)
В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:
Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:
Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица>=B9)* (Исходная_Таблица
Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .
Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги :
- Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
- Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню Данные/ Структура/ Промежуточные итоги ;
- Заполните поля как показано на рисунке:
После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:
Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.
Резюме :
Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.
ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ
Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.
Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.
Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.
Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.
Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:
Отчет менеджера по продажам: выполнение плана продаж за неделю
Метод 1. Анализ динамики продаж
Цель – выявление общего состояния фактических объемов продаж по сравнению с прошлыми периодами.
Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ динамики продаж.
С помощью этого метода выявляется рост или снижения продаж. Анализ динамики проводится по показателю выручки, но можно использовать и другие инструменты анализа продаж: клиентская база, рост прибыли и др. Формула для расчета:
Темп роста продаж = (Выручка текущего периода / Выручка прошлого периода) * 100
Если темп роста:
- Более 100% – положительная динамика продаж;
- Равен 100% – ситуация, при которой продажи не изменились;
- Меньше 100% – снижение объемов продаж.
Специальной программы для анализа продаж нет, но не спешите расстраиваться, ведь все достаточно просто считается excel.
Пример
Рассмотрим как сделать анализ динамики продаж на примере интернет-магазина. Данные в таблице ниже.
Показатель | 2017 | 2018 | Темп роста, % |
Выручка, руб. | 3 000 | 3 500 | 116,67 |
Так, в 2018 году темп роста продаж интернет-магазина составил 116,67 % по сравнению с 2017 годом. Мы видим, что динамика продаж положительная.
По теме: Стратегия продаж: ТОП-5 + примеры
Метод 10. Экспертный анализ
Цель экспертного анализа – это экспресс-оценка анализа продаж.
Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Экспертный анализ факторов
Данный вид анализа дает очень субъективные результаты, особенно, когда он проводится постоянно с использованием одних и тех же экспертов, не заинтересованных в достоверности данных.
Хороший эффект от использования этого метода анализа продаж достигается, если проводить опрос клиентской базы, то есть контрагентов внешней среды фирмы.
Для этого выявляются факторы, а затем опрашиваются эксперты или клиенты. Согласно их оценке, каждому фактору выставляется оценка, затем они группируются и в результате Вы получаем сводную таблицу факторов, на которые нужно обратить внимание.
Экспертный анализ применяется, когда нужно проанализировать внешнюю и внутреннюю среду организации. Экспертами могут выступать как руководители фирмы, так и рядовые, но компетентные сотрудники и клиенты.
Пример
Компания размышляет, что может повысить продажи быстро с помощью двух факторов: расширение ассортимента или расширение клиентской базы.
Описание фактора | Вес | Экспертная оценка 1 | Экспертная оценка 2 | Экспертная оценка 3 | Экспертная оценка 4 | Экспертная оценка 5 | Средняя оценка | Оценка с поправкой на вес |
Расширение ассортимента | 1 | 5 | 4 | 3 | 5 | 4 | 4,2 | 0,35 |
Рост клиентов | 2 | 1 | 3 | 2 | 3 | 3 | 2,4 | 0,40 |
В данной модели влияние фактора задается цифрой от 1 до 3. Как видно из таблицы, рост клиентов для нас наиболее значим, чем ассортимент.
По мнению экспертов, расширение ассортимента имеет наибольшую среднюю оценку (4,2), однако с поправкой на влияние фактора, первое место занимает рост клиентов.
Метод 4. Анализ структуры чека
Цель – выявить количество определенного товара на конкретной торговой площадке (торговая точка, товарная полка, магазин).
Данный вид анализа продаж актуален для крупных федеральных компаний, дистрибьюторов, розничных и оптовых торговых сетей. При применении этого метода исследуется несколько показателей:
- Лист MML (minimum must list) – минимально необходимый ассортимент, список товаров, состоящий из нескольких ключевых SKU;
- Среднее SKU (Stock Keeping Unit) – единица товара, конкретная ассортиментная позиция.
С помощью учетных систем можно получить отчет, который покажет, сколько SKU в среднем продается в торговой точке. Чем выше показатель среднее SKU, тем больше представленность на рынке. И если Вы считаете вручную, то вот формула:
Среднее SKU = Сумма проданных SKU в каждую торговую точку / Общее количество торговых точек.
Рост среднего SKU свидетельствует о расширении представленности в торговой точке Вашей продукции, рост спроса на Ваш ассортимент. Именно поэтому показатель нужно рассматривать в динамике.
Пример
Нужно вычислить, сколько конкретных позиций продается в среднем по нашей клиентской базе. Допустим, мы – очень крупный оптовик, и у нас есть 5 постоянных клиентов.
Клиент | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
SKU | 4 | 4 | 4 | 10 | 10 |
Теперь считаем среднее SKU = (4 * 3 + 10 * 2) / 5 = 6,4.
И далее необходимо смотреть динамику. Если в предыдущих расчетах показатель был меньше, значит компания на правильном пути. Если же наоборот больше, то стоит разработать сбытовые мероприятия.