А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

Если после начала трудовой деятельности прошло больше 6 месяцев, человек имеет полное право на отпуск. Определяется очередность специально разработанным документом – графиком, который должен соблюдать не только работодатель, но и каждый сотрудник. За две недели до предполагаемого периода отдыха работнику направляется извещение. Это официальный документ, информирующий человека о начале отпуска и его окончании.

Порядок ухода сотрудника в отпуск

В период предоставления отпуска работник освобождается от выполнения каких-либо трудовых обязанностей, при этом за ним сохраняется заработная плата. Период в 28 дней положен всем гражданам (не входящим в льготную категорию), официально трудоустроенным на предприятиях, независимо от их формы собственности и статуса. Делается это ежегодно, по согласованной схеме.

В отпуск уходят даже работники, которые трудятся:

  • По совместительству;
  • Неполный день;
  • Дистанционно;
  • Со свободным графиком.

Ознакомление с графиком отпусков осуществляется отделом кадров под роспись в самом начале рабочего года. Подписывая документ, каждый соглашается с таким порядком и обязан соблюсти установленные сроки. Вопрос ухода на отдых регулируется законодательно. Основные положения прописаны в ТК РФ, Федеральных законах, письмах Роструда (№1693-6-1 от 30.07.2014 г). Существуют определенные правила предоставления отпуска:

  • Отдыхать гражданин должен каждый год не меньше 28 дней, а если он входит в льготную категорию, то 30 и больше.
  • Отказываться от отпуска в пользу денежной компенсации не допускается больше одного раза, на второй год потребуется выйти в обязательном порядке, в некоторых случаях даже принудительно.
  • График отпусков формируется в декабре, поэтому если есть желание получить период в конкретный промежуток времени, об этом лучше сообщить отделу кадров на стадии составления плана.
  • За три дня до начала отдыха работнику выплачивается положенная компенсация.
  • Если человек заболел, то период отпуска переносится или продлевается, если это произошло после выхода.

Важно знать! Внесение изменений в график отпусков допустимо, так как в первую очередь учитываются интересы сотрудников и производственная необходимость компании. Корректировки неизбежны в фирмах, где трудоустроены льготные категории граждан, имеющих право уходить на отдых в любое время по своему усмотрению.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе «Дата составления». Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов «график отпусков» и «локальный нормативный акт» нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Уведомление об отпуске

Уведомление об отпуске является официальным документом, для которого не предусмотрено единой унифицированной формы. Выдать его сотруднику требуется за пару недель до начала отдыха, даже если он был заранее ознакомлен с графиком. Зачем это нужно? Если работодатель не соблюдает установленное правило, то сотрудник вправе, не получив извещение, не выходить в выделенный ему период и изъявить желание отдыхать в другое время. Кроме этого отсутствие уведомления является основанием для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Уведомление о начале отпуска составляется по определенным правилам, хотя единого утвержденного образца и не существует. Каких условий следует придерживаться в процессе:

  • Форма ратифицируется внутри предприятия, что позволяет учесть специфику его деятельности.
  • В шапке обязательно присутствует наименование предприятия, его юридический адрес. Если есть фирменный бланк, то лучше использовать его.
  • Исходящий номер документа, его название и дата составления.
  • Информация о дате начала предоставленного периода для отдыха.
  • Законодательное основание, подразумевающее обязанность сотрудника выйти в очередной отпуск и вернуться в указанные сроки.
  • Подписи руководителя и гражданина, которые говорят об ознакомлении с документом.

Получить отпуск раньше согласованного графика отпусков допустимо при наличии уважительной причины, по просьбе гражданина и только с согласия работодателя. В одностороннем порядке отказаться от выхода в указанные сроки невозможно, так как отдых является такой же обязанностью сотрудника, как и работа.

Варианты передачи уведомления

Передача извещения о начале отпуска осуществляется, как правило, на рабочем месте. Для этого кадровый сотрудник должен подготовить его в двух экземплярах: на одном ставится подпись, и он остается храниться в документах предприятия. Второй передается работнику для изучения. Если гражданина нет на месте, уведомить его можно и другими способами, например, Почтой России, через доверенное лицо или курьера.

Оформление факта ознакомления допустимо в следующих вариантах:

  • На втором экземпляре. Самый трудоемкий вариант, так как требует сохранения в течение 5 лет и строгой классификации всех направленных уведомлений работникам.
  • Журнал учета. В него вносятся сведения обо всех типах и периодах отпусков, выданных извещениях и прочее.
  • Приказ или распоряжение. При ознакомлении с этим документом, сотрудник обязательно ставит подпись. Это является подтверждением уведомления о начале периода отпуска, но будет в рамках закона, только если документ оформлен за 2 недели, как и требует норматив относительно сроков извещения.
  • Отдельный столбик в графике отпусков. Доработать типовой бланк можно самостоятельно, включив в него пункт, где сотрудники будут ставить подпись об ознакомлении с периодами отдыха.

При использовании отдельных бланков, как отчетности о соблюдении правила предоставления извещения, потребуется также создать журнал, в котором они будут фиксироваться. Именно поэтому такой способ ведения документации считается наиболее трудозатратным.

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

  • Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
  • Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Образец 2020 года

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Ответственность за отсутствие уведомления

Направить извещение об отпуске работодатель обязан заранее. Уведомление работник должен получить минимум за 2 недели до начала отдыха. Если его в последствие по согласию сторон будут переносить, дублировать этот документ с измененными датами нет необходимости. Но в целом соблюдение установленного порядка является обязанностью компании.

Внимание! Если работодатель не учитывает требование закона, то ему за это грозит штраф. Санкция предусмотрена п. 1 ст. 5.27 КоАП и составляет до 50 тыс. руб. Понесет наказание также должностное лицо, которое было обязано оформить документ и вовремя его отправить. Размер штрафа для него составит от 1 до 5 тыс. руб.

Действия работодателя при отказе работника получить уведомление

Если сотрудник не желает получать извещение и знакомиться с таким документом, как приказ об утверждении графика отпусков, то работодатель обязан оформить акт. Составляться он может даже в свободной форме, но должен зафиксировать факт отказа от получения бланка. Подписывается он минимум двумя свидетелями, которые присутствовали в этот момент. Желательно в документе прописать причину такого действия, даже если оно не обоснованное. Если эта процедура выполнена, нарушителем будет являться сам сотрудник, за что привлекается в ответственности.

Когда уведомление не нужно

Направлять уведомление об отпуске по графику работодателю важно для соблюдения установленного требования ст. 123 ТК РФ. Делать это требуется своевременно, сохраняя второй экземпляр с подписью о получении в кадровой службе. Но бывают ситуации, когда этого не нужно. Извещение не направляется в следующих случаях:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск. Сотрудник обязательно пишет заявление на имя руководителя компании, в котором указывает период, когда ему предоставляется отдых. Это уже подразумевает, что он ознакомлен с графиком.
  • Дополнительный отпуск. Тут действует то же правило, что и в предыдущем случае.
  • За свой счет. Бывают семейные обстоятельства, когда сотрудник просит освобождение от смен без сохранения заработной платы. Если у работника есть дети или уважительная причина, компания предоставляет его без направления уведомления.
  • Перемещение периода по согласию сторон. Тут составляется заявление на перенос отпуска по графику, что вполне заменяет обычное извещение, так как оно тоже подается за 14 дней и говорит о том, что сотрудник в курсе, когда ему нужно уйти на отдых и вернуться.

Предоставление отпуска не по графику отпусков не редкость на предприятиях любого вида, поэтому вместо отправки уведомления многие наниматели просят работников штата писать заявление. Это делает выход на отдых правомерным и не требует соблюдения установленного законом правила о направлении извещения.

Уведомление о начале отпуска кадровая служба обязана направить гражданину за 2 недели до предполагаемой даты выхода. Если работодатель не осуществляет данное действие в срок, это является прямым нарушением требований законодательства, что влечет за собой наказание со стороны контролирующих органов. Унифицированной формы документа не существует, однако он должен быть составлен согласно некоторым правилам.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении заявления нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

  • Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
  • В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
  • В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и расчета отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот. Метки: График отпусковОтпуск

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *