5-11 КЛАСС

Правила составления делового письма

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

3. Дата.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

6. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

ООО «Компания «Название»

Плановый отдел

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО «Компания «Название»

А.А. Иванову

или

ООО «Компания «Название»

Плановый отдел

Б.Б. Петрову

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО «Компания «Название»

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сидорову В.В.

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

7. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).

8. Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

9. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ООО «Компания «Название» А.А. Иванов

или на бланке:

Директор А.А. Иванов

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор ООО «Компания «Название» А.А. Иванов
Главный бухгалтер М.В. Петров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора
по продажам
Заместитель директора
по покупкам
А.А. Иванов М.В. Петров

10. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

11. Исполнитель

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.А. Иванов

Инфо-урок на тему ПАРОНИМЫ АДРЕСАНТ — АДРЕСАТ

План инфо-урока:

1.Лексическое значение паронимов адресант — адресат

2.Примеры словосочетаний с паронимом адресант

3.Примеры предложений с паронимом адресант

4.Примеры словосочетаний с паронимом адресат

5.Примеры предложений с паронимом адресат

6.Тесты

7.Ответы

1.ЛЕКСИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ ПАРОНИМОВ АДРЕСАНТ — АДРЕСАТ

АДРЕСАНТ — тот, кто адресует кому-либо что-либо (какую-либо информацию, письмо, телеграмму и т.п.)

АДРЕСАТ – тот, кому адресована какая-либо информация, адресовано письмо, телеграмма и т.п.

2.ПРИМЕРЫ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ С ПАРОНИМОМ — АДРЕСАНТ

1)аккуратный адресант

2)пунктуальный адресант

3)требовательный адресант

4)настойчивый адресант

5)надёжный адресант

6)знакомый адресант

7)конкретный адресант

8)некий адресант

9)неизвестный адресант

10)коллективный адресант

11)являться адресантом

3.ПРИМЕРЫ ПРЕДЛОЖЕНИЙ С ПАРОНИМОМ — АДРЕСАНТ

1)Правда, дальнейшее содержание письма сочувствия уже не вызывало; адресант счел нужным сообщить, что он – человек разнообразнейших дарований и сложной судьбы. (Из периодики)

2)Обращение к массе обязывает адресанта учитывать особенности языкового сознания общества. (Т.Винокур. Говорящий и слушающий)

3)Адресант сообщил, что раньше никогда не писал в газету, но теперь понял, отчего человек берётся за перо: писать – значит общаться. (Из периодики)

4)Основное количество помех в письмах относится к семантическим. Природа их кроется в недостаточной грамотности адресанта. (П. Веселов. Служебное письмо)

5)Кто является адресантом этого письма?
6)Какова задача адресанта?
7)Эпистолярный стиль отличается точным обозначением адресата и адресанта.

8)В зависимости от ситуации общения адресат, адресант и информация могут быть официальными и неофициальными.

9)Адресант отправил телеграмму.

10)Что должен знать адресант?
11)Адресант должен знать основные правила заполнения конверта.

12)Адресант должен писать адрес разборчивым красивым почерком, аккуратно и грамотно.

13)При написании писем адресант должен учитывать такие моменты, как возраст, пол, положение в обществе и индивидуальность адресата.
14)Каждое письмо непременно отражает характер адресанта.

15)Это пример письма, содержание которого связано с личной жизнью адресанта.

16)Приветствие и обращение адресант пишет в центре строки с восклицательным знаком.

17)Адресант проявил вежливость к читающему.

18) Адресант обязан указы­вать почтовый индекс.

19) На запросы своих адресантов мы отвечаем незамедлительно.

4.ПРИМЕРЫ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ С ПАРОНИМОМ — АДРЕСАТ

1)новый адресат

2)прежний адресат

3)забытый адресат

4)неизвестный адресат

5)точный адресат

6)конкретный адресат

7)коллективный адресат

8)массовый адресат

9)постоянный адресат

10)временный адресат

11)уточнить адресат

12)найти адресата, найти адресат

13)обращение к адресату

14)писать/написать адресату

15) сообщать/сообщить адресату

16)телеграфировать адресату

17)отвечать/ответить адресату

18)доставлять/доставить адресату

19)отправлять/отправить адресату

5.ПРИМЕРЫ ПРЕДЛОЖЕНИЙ С ПАРОНИМОМ — АДРЕСАТ

1)Адресат выбыл.

2)Международный благотворительный центр Серафима Саровского полученные экземпляры направит в дома-интернаты обездоленным детям. Ещё одним адресатом стало общество ленинградцев, переживших блокаду. (Из периодики)

3)В Мюнхене это сделать оказалось, очевидно, проще, да ещё владельцу издательства или издательств, которому очень важно донести до адресата смысл своего послания. (Г.Глазов. Я не свидетель)

4)Найти общий язык с массовым адресатом – значит проявить готовность к использованию стандарта. (Т.Винокур. Говорящий и слушающий)

5)Эпистолярная форма показалась Чаадаеву очень удобной, и он продолжил изложение своей доктрины в виде писем, только теперь уже адресатом его была Россия. ( Г.Леонтьева. Карл Брюллов)

6)Письмо Шумахера не дошло по назначению: адресат, не перенеся тяжёлых условий плавания на пакетботе «Святой Павел», заболел цингой и умер. (Л. Пасенюк. Иду по Командорам)

7)Соблюдаются ли требования к вступлению, есть ли в нем стремление установить контакт с адресатом?

8)Письмо в значении «сообщение» — текст на бумаге или других материалах, используемый при переписке между двумя и более адресатами.

9)В СССР с 1950-х до 19990-х годов в студиях звукозаписи была услуга «звуковое письмо», записывавшееся на гибкой грампластинке и посылаемое адресату в специальном почтовом конверте с надписями «Звуковое письмо. Не сгибать».

10)Помните, адресат ждет от вас писем, полных дружеского расположения и участия.

11)В глаза адресату бросилось обилие помарок.

12)В глаза адресату бросилось обилие опечаток.

13)В глаза адресату бросилось обилие исправлений.

14)Адресованность письма конкретному лицу предполагает, что адресат так или иначе знаком с адресантом.

15)Письмо-предупреждение — письмо, в котором адресат предупреждается о прекращении предыдущей договорённости, в случае невыполнения им своих обязательств.

16)Письмо-уведомление предусматривает информирование о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата.

17)Письмо-рекомендация — письмо с прежнего места работы, характеризующее профессиональные качества соискателя работы или письмо с рекомендациями известного адресату письма партнёра, фирмы.

18)Общепринято отвечать на письма как можно скорее. Специалисты по культуре деловой переписки конкретизируют срок написания ответа адресату в зависимости от содержания письма.

19)Отсутствие обращения может быть истолковано как пренебрежение к адресату и нарушение этикета деловой переписки.

20)При направлении документа группе однородных организаций адре­сат указывается обобщенно.

21)Адресатом в русском языке называют человека, которому адресовано послание.

22)Адресат получил заказное письмо.
23)Надо всегда думать о том, какое настроение создаст ваше письмо у адресата.

24)Эпистолярный жанр – текст, имеющий форму письма, открытки, телеграммы, посылаемый адресату для сообщения определенных сведений.

25)Письмо должно быть написано так, чтобы вашему адресату не было стыдно за его слог.

26)Содержание любого письма должно строиться по законам логики, только в этом случае вы донесёте до адресата именно тот смысл, который хотели.

27)Многие, наверное, удивятся, но даже в наше, полностью компьютеризованное, время, по всему миру более трех миллионов адресатов получают письма.

28)Эпистолярный стиль отличается точным обозначением адресата и адресанта, отражает сложное тонкое переплетение устной разговорной и книжно-письменной речи.

29)Все виды писем отличаются друг от друга по тематике, содержанию и адресатам.

30)Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первона­чально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII в. в отдельную строку над текстом документа.

31)В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений.

32)От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосред­ственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответ­ственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

33)Порядок напи­сания адресата в деловом письме достаточно подробно описан в ГОСТе .

34) Заказное письмо доставлено адресату.

35) Гудит и снует безыменная толпа, совсем не подозре­вая, что к ней обращено горячее писатель­ское слово, и вдруг выискивается адре­сат, который ловит это слово на лету. (М.Е.Салтыков-Щедрин. Мелочи жизни)

6.ТЕСТЫ

В одном из приведенных ниже предложений НЕВЕРНО употреблено выделенное слово. Найдите ошибку и исправьте её. Напишите номер предложения и правильное слово.

1)Адресат отправил телеграмму.

2)Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков.

3)Письмо в значении «сообщение» — текст на бумаге или других материалах, используемый при переписке между двумя и более адресатами.

4)Письмо-уведомление предусматривает информирование о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата.

В одном из приведенных ниже предложений НЕВЕРНО употреблено выделенное слово. Найдите ошибку и исправьте её. Напишите номер предложения и правильное слово.

1)Приветствие и обращение адресант пишет в центре строки с восклицательным знаком.

2)Кто является адресантом этого письма?
3)Помните, адресант ждет от вас писем, полных дружеского расположения и участия.

4)Адресант должен знать основные правила заполнения конверта.

В одном из приведенных ниже предложений НЕВЕРНО употреблено выделенное слово. Найдите ошибку и исправьте её. Напишите номер предложения и правильное слово.

1)Адресант сообщил, что раньше никогда не писал в газету.

2)Каждое письмо непременно отражает характер адресанта.

3)При написании писем адресант должен учитывать такие моменты, как возраст, пол, положение в обществе и индивидуальность адресата.

4)Письмо должно быть написано так, чтобы вашему адресанту не было стыдно за его слог.

В одном из приведенных ниже предложений НЕВЕРНО употреблено выделенное слово. Найдите ошибку и исправьте её. Напишите номер предложения и правильное слово.

1)Письмо-предупреждение — письмо, в котором адресат предупреждается о прекращении предыдущей договорённости, в случае невыполнения им своих обязательств.

2)Адресат должен писать адрес разборчивым красивым почерком, аккуратно и грамотно.

3)В СССР с 1950-х до 19990-х годов в студиях звукозаписи была услуга «звуковое письмо», записывавшееся на гибкой грампластинке и посылаемое адресату в специальном почтовом конверте с надписями «Звуковое письмо. Не сгибать».

4)Содержание любого письма должно строиться по законам логики, только в этом случае вы донесёте до адресата именно тот смысл, который хотели.

В одном из приведенных ниже предложений НЕВЕРНО употреблено выделенное слово. Найдите ошибку и исправьте её. Напишите номер предложения и правильное слово.

1)Адресатом в русском языке называют человека, которому адресовано послание.

2)Надо всегда думать о том, какое настроение создаст ваше письмо у адресата.

3)Эпистолярный жанр – текст, имеющий форму письма, открытки, телеграммы, посылаемый адресату для сообщения определенных сведений.

4)Какова задача адресата во время создания сообщения?

7.ОТВЕТЫ

№ тестового задания

предложения

Слово

1

1

адресант

2

3

адресат

3

4

адресату

4

2

адресант

5

4

адресанта

Используемые источники

1.С.И.Ожегов. Словарь русского языка. М. «Русский язык» 1990

2.Е.Д.Головина. Различай слова: Трудные случаи современного русского словоупотребления. Экспресс-справочник. – Киров: Кировская областная типография. 1997.

5.К.С.Горбачевич. Словарь синонимов русского языка. – М.: Изд-во Эксмо, 2005.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.  

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например  
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например 301264, Тульская обл.,  

Рис. 1.1. Фрагмент грамоты (1689 г.), устанавливающей правила адресования документов

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — указание получателя документа путем проставления реквизита адресат в правом верхнем углу листа.  
Адресат (14). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, в дательном.  
Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию Или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например  
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например  
При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например —  
При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например  
При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например  
При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес. Например  

Каков порядок адресования документа  
При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.  
Адресат — лицо, которому адресован документ.  
Правильное адресование документов, то есть адресование именно на тот уровень управления, на котором принимается решение по данному вопросу.  
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например  
При адресовании документа организации и ее  
Организации, подпадающие под действие специальных положений, оформляют реквизит адресат в соответствии с этими положениями, например, указывают только наименование должности лица, которому адресован документ, и его почтовый адрес.  
Документы, адресованные должностным лицам, как правило, направляют непосредственно им. Если секретарь обнаружит неправильно адресованные документы, то он передает их по назначению (согласно содержанию).  
Правила адресования документа. Более 80% ОРД адресуются. Адрес включается в состав и многих других управленческих документов, а поэтому соответствующий реквизит предусмотрен стандартами на пять систем документации. Документы, не имеющие этого реквизита, как правило, пересылаются с сопроводительными письмами.  
Адресование документа в несколько учреждений  
Оформление реквизитов документа. Заголовок к тексту. Адресование документов.  
Каков порядок адресования документов 2. Что включает в себя заголовок к тексту 3. Какое правило адресования документов в несколько адресов 4. От какого положения табулятора пишут адресат 5. Что такое бланк документа  
Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точности указания адресата зависит быстрота получения документа работником, занимающимся данным вопросом и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.  
Адресование документов. На внешних документах пишется адресат учреждение или частное лицо, которому направляется документ. Структурное подразделение указывается в адресате в том случае, если известно, что документ будет рассматриваться именно в данном подразделении. »  
Свои особенности имеет порядок адресования документов иностранным корреспондентам. Они адресуются в организации или конкретному лицу (обычно без указания должности). При этом сначала указываются фамилия и инициалы, затем наименование организации, далее ее адрес в такой последовательности номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города и страны, почтовый индекс. Таким образом, почтовый индекс является последним пунктом адреса. Например  
В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составляются соответствующие акты, направляемые адресатам в установленном порядке.  
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации. На рис. 1.1 приведен фрагмент царской грамоты, устанавливающей правила адресования документов.  
Адресование документов (реквизитЛ 6). Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).  

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

  • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
  • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *